Deutschland verlangt bereits, dass jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen kann. Diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Die härtere Frist für Finance-Teams im Mittelstand ist die Ausstellung: Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro strukturierte E-Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr ausstellen. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle.
Wenn Sie ein Finance-Team mit zwei bis fünf Personen auf DATEV, Exact Online oder Twinfield führen, ist das kein IT-Projekt über Formate. Es ist ein Operations-Projekt über Postfach-Design, Kontierungsqualität, Ausgangsbelege, Freigaben und GoBD-ausgerichtetes Archivieren. Zeitplan und Formattabelle stehen im E-Rechnung-Leitfaden unter /e-rechnung (auch als /e-invoice).
Empfang war Schritt eins. Ausstellung bricht PDF-Gewohnheiten
Ein reines PDF oder ein Scan ist keine E-Rechnung. Ausstellung bedeutet EN-16931-Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Lieferanten senden bereits strukturierte Dateien. Ab 2027 erwarten Kunden dasselbe von Ihnen. Teams, die 2025 nur den Empfang gelöst haben, entdecken die Lücke, wenn Vertrieb oder Order-to-Cash weiterhin visuelle PDFs ohne eingebettetes XML erzeugen.
ZUGFeRD ist die praktische B2B-Hybridlösung für viele KMU: menschenlesbares PDF plus maschinenlesbares CII-XML in einer Datei. XRechnung ist das strukturierte Profil, dem Sie im Eingang am häufigsten begegnen. Cortena empfängt XRechnung und ZUGFeRD im Rechnungseingang und stellt ZUGFeRD 2.x / EN 16931 aus den Debitoren aus, sobald eine Rechnung auf ausgestellt wechselt. Peppol-Sendung und XRechnung-B2G-Zustellung stehen auf der kurzfristigen Roadmap und sind bald verfügbar.
Was ein kleines Finance-Team wirklich verantworten muss
- Einen eigenen Kanal für strukturierte Rechnungen, kein persönliches Postfach, das mit dem Austritt einer Person verschwindet.
- XRechnung und ZUGFeRD im Rechnungseingang als Daten lesen, nicht per OCR von einem PDF-Bild.
- Ausgehende Kundenrechnungen als ZUGFeRD-EN-16931-Hybride aus den Debitoren ausstellen.
- Eingehende Positionen vor dem Monatsende auf SKR-Konten, Kostenstellen und Steuerschlüssel kontieren.
- Freigaben, die durch den Monat laufen, damit der Close nicht mit einem Stapel Ausnahmen startet.
- Ein GoBD-ausgerichtetes Protokoll mit dem originalen strukturierten Dokument an der Buchung. Das Archiv der Wahrheit bleibt in DATEV.
Warum DATEV-Teams das zuerst spüren
Deutsche Buchhaltung endet für einen großen Teil der KMU noch in DATEV. Gut für die Steuerberater-Beziehung, schlecht für alle, die noch von Hand tippen. Strukturierte E-Rechnungen nehmen OCR-Ratenraten weg, aber nicht Kontenrahmen-Logik, Kostenstellen-Splits oder Freigabepolitik. Landet die Datei in einem Sammelpostfach und wird danach in DATEV abgetippt, haben Sie Empfang formal erfüllt und trotzdem die Stunden verloren.
Dasselbe gilt im Ausgang. Eine ZUGFeRD-Rechnung aus einem getrennten Tool und danach dieselbe Buchung erneut erfassen verdoppelt die Arbeit. Die Kohorte 2027 braucht einen Pfad: empfangen oder erstellen, kontieren, freigeben, DATEV einen buchungsfertigen Stapel übergeben.
Ein praktischer Readiness-Pfad vor Januar 2027
Beginnen Sie mit einer Stichprobenwoche echter Rechnungen, nicht mit einem Workshop über Normen. Messen Sie, wie viele als PDF ankommen und wie viele als XRechnung oder ZUGFeRD. Messen Sie, wie lange Kontierung und Nachfassen dauern. Führen Sie dieselbe Woche dann durch einen Empfangs- und Ausstellungspfad, der in DATEV endet.
- Klären Sie, wer Lieferantenrechnungen empfängt und wer Kundenrechnungen ausstellt.
- Prüfen Sie Seller-Legal-Profil und Debitoren-Datenqualität für EN-16931-Readiness im Ausgang.
- Legen Sie das Standard-Ausgangsformat fest (ZUGFeRD-Hybrid für die meisten B2B-KMU-Flows).
- Verbinden Sie Kreditorenerfassung und Debitorenausstellung mit demselben Freigabe- und Protokollmodell.
- Pilotieren Sie zuerst eine Gesellschaft; rollen Sie Multi-Entity erst aus, wenn die Stapelqualität stimmt.
Wo Cortena passt
Cortena sitzt vor DATEV, Exact Online oder Twinfield. Im Rechnungseingang nimmt es strukturierte E-Rechnungen neben PDF und Papier an, kontiert nach Ihren Regeln und routet Freigaben. Im Rechnungsausgang stellt es ZUGFeRD EN 16931 aus, sobald eine Kundenrechnung auf ausgestellt wechselt. Ihr Team prüft Ausnahmen. Nichts wird ohne Freigabe gebucht.
Nutzen Sie die kurze 2027-Readiness-Seite für die Conversion-Checkliste und den vollständigen E-Rechnung-Leitfaden unter /e-rechnung (oder /e-invoice) für Zeitplan, Formate und FAQ. Buchen Sie eine Demo, wenn Sie eine Woche Ihrer Rechnungen auf beiden Seiten sehen wollen.