Jede Rechnung erreicht den richtigen Freigeber.
Cortena liest Ihre Freigabematrix, leitet jede Rechnung nach Betrag und Kostenstelle weiter und holt die Freigabe der richtigen Personen ein. Keine Tabellen, die per E-Mail hinterhergejagt werden. Keine Rechnung, die eine Woche liegen bleibt.
Ihre Regeln, in einer gepflegten Tabelle.
Cortena importiert Ihre Freigabematrix aus einer gepflegten Tabelle und normalisiert sie in Betragsstufen. Jede Rechnung wird der Stufe zugeordnet, sobald sie vorkontiert ist.
Die Tabelle gehört dem Finanzteam. Cortena liest sie aus. Ändern Sie einen Freigeber oder eine Schwelle, ändert sich die Weiterleitung mit. Kein Entwickler, kein Ticket.
- BetragsstufenUnter 10k, 10-25k, 25-100k und ab 100k, jede mit eigener Freigeberkette.
- Wildcard-RegelnRegeln greifen nach Kostenstelle, Lieferant oder Sachkonto, mit Wildcards für die Ausnahmen.
- KI-ZuordnungIst eine Zeile mehrdeutig, schlägt Cortena die beste Zuordnung vor, mit Konfidenzwert und klarer Begründung.
KST 1200 (Facilities) mit €1.547,36 liegt in der Spanne 10k-25k. Die Wildcard-Regel für den Lieferanten greift, daher wird die Kette Teamleitung → Leiter Finanzen verwendet.
Von Ihren Regeln bis vollständig automatisiert.
Es gibt nicht den einen Weg, eine Rechnung freizugeben: schalten Sie sie ab, behalten Sie eine Freigabe, oder staffeln Sie Regeln nach Kostenstelle, Betrag, Geschäftsbereich, Mandant und Position. Cortena startet den Ablauf und hält jede Freigabe nach, sodass selbst komplexe Organisationen mit fast keinem manuellen Aufwand laufen.
Keine Freigabe
Rechnungen direkt in Ihr Buchhaltungssystem senden, ohne Freigabe dazwischen.
Eine Freigabe
Eine einzige Freigabe durch Ihren Finance Manager, fertig.
Kosten & Schwelle
Den richtigen Freigeber nach Kostenstelle und Betragsschwelle auslösen.
Mandant & Bereich
Regeln nach Mandant, Tochtergesellschaft oder Geschäftsbereich ergänzen.
Routing je Position
Jede Position an die Person senden, die die Kostenstelle verantwortet.
Und mehr
Kombinieren Sie all das zu einer Freigabematrix, die zu Ihrer Arbeitsweise passt.
In Sekunden freigeben, mit dem nötigen Kontext.
Freigeber sehen eine aufgeräumte Rechnung, ihre Positionen hervorgehoben und die Zahlen, die sie für die Entscheidung brauchen. Freigabe mit einem Klick. Ablehnung mit Begründung.
Nichts wartet auf jemanden, der abwesend ist.
Freigaben bleiben liegen, wenn der Freigeber im Urlaub oder in E-Mails versunken ist. Cortena hält die Warteschlange in Bewegung, ohne dass jemand hinterherlaufen muss.
Vertretung
Legen Sie eine Vertretung für einen Zeitraum fest. Rechnungen werden automatisch weitergeleitet, und das Protokoll hält fest, wer für wen gehandelt hat.
Erinnerungen
Ein dezenter Hinweis nach einer festgelegten Zeit, dann eine Eskalation an den nächsten Freigeber, damit nichts liegen bleibt.
Freigabe in Slack
BaldDirekt in Slack freigeben oder ablehnen, mit angehängter Rechnung und ihren Positionen. Das steht auf der Roadmap und beschreibt, wohin wir gehen.
Jede Entscheidung steht im Protokoll.
Jede Rechnung führt ein eigenes Aktivitätsprotokoll. Wer freigegeben hat, wer abgelehnt hat und warum, wann eine Vertretung gehandelt hat, wann es in den nächsten Schritt ging. Es bleibt am Beleg und arbeitet GoBD-konform.
Fragen zum Freigabeworkflow
Cortena liest Ihre Freigabematrix und ordnet jede Rechnung einer Betragsstufe zu, sobald sie vorkontiert ist. Stufen greifen auch nach Kostenstelle, Lieferant oder Sachkonto, mit Wildcards für die Ausnahmen. Die richtige Freigeberkette wird automatisch gewählt.
Ja. Eine Stufe kann eine Kette von Freigebern definieren, etwa Teamleitung, dann Leiter Finanzen. Mehrzeilige Rechnungen lassen sich auch je Position leiten, sodass jeder Kostenstellen-Verantwortliche nur seine Positionen freigibt.
Legen Sie eine Vertretung für einen Zeitraum fest, dann werden Rechnungen automatisch weitergeleitet. Cortena sendet zudem nach einer festgelegten Zeit Erinnerungen und kann an den nächsten Freigeber eskalieren, damit nichts liegen bleibt. Das Protokoll hält fest, wer für wen gehandelt hat.
Ja. Ein Freigeber kann mit einer Pflichtbegründung ablehnen, die der Anforderer sieht und die im Aktivitätsprotokoll gespeichert wird. Die Rechnung geht zur Korrektur zurück, statt weiterzulaufen.
Freigaben in Slack stehen auf der Roadmap und sind mit Bald gekennzeichnet. Heute geben Sie in Cortena oder per E-Mail-Hinweis frei. Sobald Slack-Freigaben verfügbar sind, werden Rechnung und Positionen an die Nachricht angehängt.
Ja. Jede Entscheidung wird in ein rechnungsbezogenes Aktivitätsprotokoll geschrieben, samt wer freigegeben, wer abgelehnt hat und warum sowie jeder Vertretung. Cortena arbeitet GoBD-konform, das Archiv bleibt in DATEV.
- Noch eine Frage?
Sehen Sie Ihre Freigabematrix in Aktion.
Bringen Sie Ihre echte Tabelle mit. Wir zeigen Ihnen, wie Cortena eine Rechnung von Anfang bis Ende hindurchleitet.
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