Jede Rechnung beim richtigen Mandanten
Jeder Mandant hat eigene Konten, Freigeber und Regeln. Cortena liest jede eingehende Rechnung, erkennt, zu welchem Mandanten sie gehört, und leitet sie in diesen Mandanten, wo die eigene Kontierung und Freigabe übernehmen.
Viele Mandanten machen den Rechnungseingang unübersichtlich
Sobald aus einem Unternehmen eine Gruppe wird, vervielfacht sich die Arbeit. Rechnungen für jeden Mandanten landen an einem Ort, werden dem falschen Unternehmen zugeordnet, und jeder Mandant liegt in einer eigenen Umgebung des Buchhaltungssystems.
Ein Postfach, manuelles Routing
Rechnungen für jeden Mandanten landen in einem Postfach, und jemand sortiert sie von Hand dem richtigen Unternehmen zu. Langsam und fehleranfällig.
Dem falschen Mandanten zugeordnet
Lieferanten setzen das falsche Gruppenunternehmen auf die Rechnung, also wird sie dem falschen Mandanten zugeordnet und muss später korrigiert werden.
Eine Umgebung pro Mandant
Jeder Mandant ist eine eigene Umgebung in DATEV, Exact Online oder Twinfield, also loggt sich Ihr Team den ganzen Tag ein und aus, um jeden zu buchen.
Ein Gruppenpostfach. Jede Rechnung findet ihren Mandanten.
Binden Sie ein zentrales Postfach an oder geben Sie jedem Mandanten ein eigenes. Cortena liest, welcher Mandant auf der Rechnung steht, und leitet sie an den richtigen. Macht ein Lieferant einen Fehler, hängen Sie seine Rechnungen fest an den richtigen Mandanten, damit die Regel immer greift.
- Automatisches Routing vom Postfach zum richtigen Mandanten
- Lieferanten fest zuordnen für eindeutige Treffer
- Nicht zugeordnete Rechnungen bereit für Ein-Klick-Zuordnung
Regeln einmal an der Root setzen. Je Mandant entsperren.
Freigabe-Workflows sind standardmäßig an die Gruppe gebunden, damit ein neuer Mandant vom ersten Tag an einheitlich startet. Braucht ein Mandant eine eigene Kette, entsperren Sie genau diesen Workflow für genau diesen Mandanten. Alles andere erbt weiter von der Root.
- Neue Mandanten erben den Gruppen-Workflow automatisch
- Einen einzelnen Workflow entsperren, ohne die anderen zu berühren
- Änderungen an der Root fließen zu jedem erbenden Mandanten
Jeder Mandant gebucht, als hätte er einen eigenen Buchhalter.
Cortena bucht jeden Mandanten so, wie es ein eigener Buchhalter täte, und bucht dann direkt in den eigenen Buchhaltungs-Mandanten dieser Gesellschaft. Die Verbindung ist auf Gruppenebene geteilt, aber Administration, Buchungsschlüssel und Belegnummernkreise bleiben dem Mandanten selbst, damit eine Buchung nie in der falschen Gesellschaft landet.
Jeder Mandant behält seine eigenen Bücher.
Geteilt, wo es Zeit spart, getrennt, wo es sein muss. Daten, Entscheidungen und Archiv eines Mandanten fließen nie in einen anderen.
Eigene Konten
Jeder Mandant hat seinen eigenen Kontenrahmen, seine Kostenstellen und Präzedenzfälle. Die KI-Kontierung lernt je Mandant, nicht über die Gruppe hinweg.
Eigene Freigaben
Freigeber und Schwellen gelten je Mandant. Ein Prüfer sieht nur die Mandanten, denen er zugeordnet ist.
Eigene Exporte
Buchungsstapel gehen in die richtige Administration in DATEV, Exact Online oder Twinfield, der korrekten Gesellschaft zugeordnet.
Eigener Prüfpfad
Das Aktivitätsprotokoll je Rechnung bleibt beim Mandanten. Auswertungen rollen nur dann zur Gruppe hoch, wenn Sie es verlangen.
Für Unternehmen mit mehreren Mandanten.
Holdings und Gruppen
Rechnungseingang für jede Tochtergesellschaft aus einem Konto. Einheitliche Workflows, ein Ort für alles Offene und saubere Trennung für die Prüfung.
VCs und Family Offices
Bearbeiten Sie den Rechnungseingang für jeden Fonds, jede Holding und jede Portfoliogesellschaft aus einem Konto. Jeder Mandant behält eigene Bücher, Freigaben und Exporte, mit sauberer Trennung für Reporting und Prüfung.
Das Setup für VCs und Family Offices ansehenMandanten, kurz erklärt
Ja. Cortena ist für mehrere Mandanten unter einem Konto gebaut. Jeder Mandant hat sein eigenes Postfach, Ledger, seine Freigeber und Exporte, während Workflows und Verbindungen von der Root geteilt werden können.
Root-Postfach-Regeln lesen Empfängerzeile, Absenderdomain und USt-IdNr. und ordnen jede Rechnung vor der Kontierung zu. Was zu keiner Regel passt, wartet im Gruppenfach zur Zuordnung mit einem Klick, damit nichts verloren geht.
Nein. Workflows werden standardmäßig von der Root vererbt, damit neue Mandanten einheitlich starten. Sie können einen einzelnen Workflow für einen Mandanten entsperren und die übrigen weiter erben lassen. Root-Änderungen fließen weiter zu jedem erbenden Mandanten.
Ja. Die Ledger-Verbindung kann an der Gruppe geteilt werden, während jeder Mandant auf seine eigene Administration, seinen Buchungsschlüssel und Belegnummernkreis zeigt. Ein Buchungsstapel landet immer in der korrekten Gesellschaft.
Ja. Freigeber und Prüfer gelten je Mandant. Wer zwei Tochtergesellschaften zugeordnet ist, sieht nur diese zwei, und das Aktivitätsprotokoll je Rechnung bleibt beim zugehörigen Mandanten.
Nein. Konten, Kostenstellen, Präzedenzfälle, Freigaben und Archive bleiben je Mandant getrennt. Die KI-Kontierung lernt innerhalb eines Mandanten, nicht über die Gruppe. Die Daten liegen auf Hetzner-Servern in Deutschland mit AES-256-Verschlüsselung.
- Noch eine Frage?
Sehen Sie es mit Ihren eigenen Mandanten.
Bringen Sie ein Gruppenpostfach und zwei oder drei Mandanten mit. Wir zeigen Routing, Vererbung und Exporte je Mandant an Ihren eigenen Daten.
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