Wie Cortena mit Ihren Daten umgeht.

Konto- und Identitätsdaten: Name, geschäftliche E-Mail, Unternehmensangaben, Rolle, Authentifizierungsinformationen und Sitzungsdaten bei der Anmeldung (einschließlich über Google, Microsoft, E-Mail-Magic-Link oder andere unterstützte Identitätsanbieter).

Kundeninhalte, die Sie bereitstellen oder verbinden: Rechnungen und zugehörige PDFs oder Dokumente, Lieferanten- und Zahlungsdaten für die Buchhaltung, Bank- und Buchhaltungsverbindungsdaten, wenn Sie eine Integration aktivieren, sowie Nachrichten an Support oder unsere Formulare.

Technische und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Anwendungsprotokolle und diagnostische Ereignisse, die zum Betrieb, zur Absicherung und zur Fehlerbehebung erforderlich sind.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir nutzen Ihre Finanzinhalte nicht für Werbung.

Wir nutzen personenbezogene Daten, um Cortena bereitzustellen und zu betreiben, Nutzer zu authentifizieren, Rechnungen und verwandte Finanzabläufe zu verarbeiten, von Ihnen aktivierte Integrationen zu unterstützen, den Dienst abzusichern, gesetzliche und buchhalterische Pflichten zu erfüllen und auf Supportanfragen zu reagieren.

Kundeninhalte werden verarbeitet, um die von Ihnen genutzten Funktionen bereitzustellen (Erfassung, Kontierung, Freigaben, Abgleich, Exporte in Ihre Buchhaltung und verwandte Abläufe). Wo KI-Funktionen Buchungen vorbereiten oder Felder extrahieren, arbeiten sie mit den für diesen Zweck erforderlichen Daten innerhalb des Cortena-Produkts.

Wir beschränken die Nutzung von Produktnutzerdaten auf die Bereitstellung, Absicherung und Verbesserung von Cortena. Wir nutzen diese Daten nicht für fremdes Profiling oder Werbung.

Cortena-Produktdaten (Konten, Rechnungen, Dokumente und verwandte Datensätze) werden auf Cortena-Systemen in der Europäischen Union gespeichert, einschließlich Anwendungsdatenbanken und Objektspeicher für Dokumente wie Rechnungs-PDFs.

Datenübertragungen an Cortena-Dienste erfolgen über HTTPS. Der Zugriff wird durch Authentifizierung, Mandantenberechtigungen und betriebliche Zugriffskontrollen gesteuert.

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Bereitstellung von Cortena erforderlich ist: an Unterauftragsverarbeiter, die Teile des Dienstes hosten oder betreiben (zum Beispiel EU-Cloud-Hosting, E-Mail-Versand, Fehlerüberwachung), und an Drittanbieter-Integrationen, die Sie verbinden (zum Beispiel Buchhaltungs-, Banking- oder Ausgabentools), wenn Sie diese Verbindungen aktivieren.

Wir können Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist, zum Schutz vor Missbrauch oder Sicherheitsbedrohungen, oder im Zusammenhang mit einer Fusion oder Übernahme mit angemessener Information, soweit erforderlich.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Datenbroker oder Werbeplattformen.

Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist öffentlich verfügbar. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist über compliance@cortena.ai erhältlich.

Wir bewahren Konto- und Produktdaten auf, solange Ihr Konto aktiv ist und solange es für gesetzliche, steuerliche und buchhalterische Aufbewahrung erforderlich ist (einschließlich GoBD, soweit anwendbar).

Auf Anfrage und soweit das Gesetz es erlaubt, löschen wir Kundendaten oder geben sie gemäß Ihrer Vereinbarung und geltenden Aufbewahrungsregeln zurück.

Wenn Sie auf Rechnungen synchronisieren klicken: Rechnungs-PDF-Dateien, die vom Abrechnungsanbieter heruntergeladen und für Ihren ausgewählten Mandanten in Cortena Payables hochgeladen werden.

Wenn Sie auf Rechnungsseite melden klicken: Seiten-URL, Titel und ein bereinigter HTML-Schnappschuss (Skripte und Inline-Ereignishandler entfernt), plus Erfassungsdiagnostik zur Prüfung der Seite. Dies geschieht nur, wenn Sie ausdrücklich eine Seite melden.

Auf passenden Abrechnungsseiten: Rechnungsnummern zur Anzeige des Sync-Status. Lokal zwischengespeicherte Extraktionsregeln, synchronisierte Rechnungsnummern und Mandantenpräferenzen im Browser-Erweiterungsspeicher.

Wir erfassen keinen vollständigen Seiten-DOM, es sei denn, Sie klicken auf Rechnungsseite melden. Wir verfolgen keinen Browserverlauf außerhalb des offengelegten Zwecks der Rechnungssynchronisation der Erweiterung. Wir verkaufen keine Erweiterungsnutzerdaten und nutzen sie nicht für Werbung.

Synchronisierte PDFs werden unter Ihren Mandantenberechtigungen als Rechnungseingang in Cortena Payables verarbeitet, sodass die Rechnungen in Ihrem Cortena-Arbeitsbereich erscheinen.

Seitenmeldungen werden von Cortena nur genutzt, um nicht unterstützte Abrechnungsportale zu prüfen und Extraktionsregeln zu erstellen oder zu pflegen.

Die Erweiterung lädt regelmäßig signierte Extraktionsregel-Konfiguration von Cortena herunter. Regeln sind deklarative Konfiguration, kein remote ausführbarer Code, und enthalten in der Regelanfrage selbst keine personenbezogenen Daten.

Berechtigungen wie storage, tabs, scripting, alarms, activeTab und webNavigation (und gleichwertige Berechtigungen in anderen Browsern) werden nur genutzt, um die offengelegten Sync- und Meldefunktionen zu betreiben.

Rechnungsuploads und Seitenmeldungen aus der Erweiterung werden in EU-gehosteten Cortena-Systemen gespeichert, neben Ihren Payables-Mandantendaten.

Begrenzte Caches liegen im Browser-Erweiterungsspeicher auf Ihrem Gerät (zum Beispiel Regeln, synchronisierte Rechnungsnummern und Mandantenpräferenzen). Die Übertragung an Cortena erfolgt über HTTPS.

Erweiterungsdaten werden mit Cortena als Anbieter von Payables geteilt, damit wir synchronisierte Rechnungen verarbeiten und optionale Seitenmeldungen prüfen können.

Sie werden nicht verkauft, nicht für Werbung genutzt und nicht an Werbeplattformen oder Datenbroker weitergegeben.

Wird eine synchronisierte Rechnung Teil Ihres Cortena-Arbeitsbereichs, gilt die Weitergabe gemäß Teil 1 (zum Beispiel von Ihnen aktivierte Integrationen).

Synchronisierte Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsregeln wie andere Payables-Dokumente in Teil 1.

Lokale Erweiterungs-Caches können durch Entfernen der Erweiterung oder Leeren des Erweiterungsspeichers gelöscht werden.

Seitenmeldungen werden so lange aufbewahrt, wie es zur Prüfung und Verbesserung der Portunterstützung nötig ist, und danach gelöscht oder minimiert.

Die Nutzung von Informationen aus Google APIs und von Nutzerdaten der Chrome-Erweiterung durch Cortena entspricht der Chrome Web Store User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Nutzerdaten, die über Cortena Payables Sync erhoben werden, werden nur genutzt, um den offengelegten Einzelzweck der Erweiterung bereitzustellen oder zu verbessern: Rechnungen in Cortena Payables zu synchronisieren und, wenn Sie dies wählen, nicht unterstützte Abrechnungsseiten zu melden, damit wir die Extraktionsunterstützung verbessern können. Wir übertragen diese Daten nicht für Werbung, Bonitätsprüfungen oder den Verkauf an Datenbroker.