Viele deutsche Finanzteams behandeln Ausgangsrechnungen weiterhin als Dokumentenproblem. Ein PDF erstellen, per E-Mail versenden, hoffen, dass der Kunde es lesen kann, und die Buchhaltung später darum bitten, es zu buchen. Dieses Modell gerät ins Wanken, sobald die Ausstellung verpflichtend wird und dasselbe Team bereits einen kontrollierten Prozess für jede Lieferantenrechnung betreibt.
Das treffendere Denkmodell ist ein Ausgangsrechnungsbuch, das dem Hauptbuch vorgelagert ist. Cortena verbindet sich mit den Systemen, die Sie bereits nutzen, sodass die Mehrzahl der Rechnungen den Weg von der Erstellung über die Freigabe und Ausstellung bis zur buchungsfertigen Übergabe ohne manuelle Neueingabe durchläuft. Entwürfe werden in einem Portal erstellt, nach Ihren Regeln freigegeben, als strukturierte E-Rechnungen ausgestellt und anschließend an die Buchhaltung übergeben. So steuert Cortena die Forderungen parallel zu den Verbindlichkeiten.
Warum ein PDF für Ausgangsrechnungen nicht ausreicht
Ab 2027 müssen größere deutsche Unternehmen im inländischen B2B-Handel strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Ein ansprechendes PDF ist nicht die Vorgabe. Gefordert ist ein Datensatz nach EN 16931. ZUGFeRD und Factur-X lösen das Formatproblem mit einer hybriden Datei: Menschen lesen das PDF, Maschinen lesen die eingebettete XML-Datei.
Das Format allein behebt den Prozess nicht. Wenn der Vertrieb die Rechnung in einem Tool erstellt, die Finanzabteilung sie in ein anderes überträgt und niemand eine Freigabespur teilt, haben Sie weiterhin manuelle Arbeit und eine schwache Prüfungshistorie. Die E-Rechnungspflicht belohnt Teams, die Entwürfe bereits vor der Ausstellung kontrollieren.
Factur-X und ZUGFeRD gehören zur selben hybriden Familie
Bei Suchanfragen werden die Begriffe weiterhin getrennt verwendet. Buchhalter fragen nach Factur-X. Produktseiten sprechen von ZUGFeRD EN 16931. Beide Namen beschreiben den französisch-deutschen hybriden Ansatz nach EN 16931. Cortena stellt ZUGFeRD-2.x- / EN-16931-Hybride aus, sobald eine Ausgangsrechnung den Status „ausgestellt“ erhält. Der Versand über Peppol und die Zustellung von XRechnung B2G stehen weiterhin auf der kurzfristigen Roadmap und sind bald verfügbar.
Erstellen, freigeben, ausstellen, dann archivieren. Nicht umgekehrt.
Dieselbe Orchestrierung wie bei Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten haben Finanzteams bereits den richtigen Ablauf vermittelt: erfassen oder erstellen, kontieren, zur Freigabe weiterleiten und anschließend einen sauberen Stapel an das Hauptbuch übergeben. Forderungen sollten kein zweites Kontrollmodell erfinden. In Cortena verwenden Kundenrechnungen denselben Workflow Builder und dieselbe Freigabematrix wie Lieferantenrechnungen.
- Verbinden Sie CRM, Abonnements und andere Datenquellen und erstellen Sie anschließend den Entwurf.
- Leiten Sie ihn nach Betrag, Gesellschaft oder Kundenklasse weiter, bevor etwas das Unternehmen verlässt.
- Stellen Sie die Rechnung bei der Freigabe als ZUGFeRD / Factur-X EN 16931 aus.
- Sorgen Sie mit Zahlungsavisen, Bankabgleich und gestaffeltem Mahnwesen für den Zahlungseingang.
- Übergeben Sie buchungsfertige Einträge an DATEV, Exact Online oder Twinfield.
Das ist das Ausgangsrechnungsbuch in der Praxis: Systeme sind verbunden, die Mehrzahl der Rechnungen läuft durchgängig durch den Prozess, Menschen kümmern sich um die Ausnahmefälle, und die Buchhaltung erhält ein buchungsfertiges Ergebnis. Ohne die von Ihnen festgelegte Freigabe wird nichts gebucht.
Was Sie vor dem Kauf eines Rechnungstools fragen sollten
Wenn ein Tool nur Dokumente erstellt, bleiben die Freigabelücke und die Übergabe an das Hauptbuch weiterhin Ihre Aufgabe. Fragen Sie, ob Entwürfe auf die Freigabe durch die Finanzabteilung warten können, ob ausgehende E-Rechnungen bei der Ausstellung erzeugt werden, ob Verbindlichkeiten und Forderungen eine gemeinsame Workflow-Ebene nutzen und ob das Archiv in dem Buchhaltungssystem bleibt, dem Sie bereits vertrauen.
Cortena ist für diese operative Rolle konzipiert. Es verbindet sich mit Ihrer CRM- und Hauptbuchsystemlandschaft und automatisiert den gesamten Prozess für die Mehrzahl der Rechnungen, so wie es ein modernes Finanzteam erwartet. Verbindlichkeiten und Forderungen sind für E-Rechnungs-fähige Mandanten bereits live. Controlling folgt zu einem späteren Zeitpunkt. Der Zweck dieser Systemlandschaft ist keine weitere Rechnungsvorlage. Es geht um einen kontrollierten Prozess für eingehende und ausgehende Zahlungen.
Sehen Sie es mit Ihren eigenen Rechnungen
Buchen Sie eine Demo und bringen Sie einen CRM-Deal oder eine Woche Ihrer Kundenrechnungen mit. Wir zeigen Ihnen die Erstellung, Freigabe, Ausstellung von Factur-X / ZUGFeRD und die Übergabe an Ihr Hauptbuch neben Ihrem Prozess für Verbindlichkeiten.