Jedes Finanzteam hat eine kurze Liste von Lieferanten, die sich nicht an die üblichen Abläufe halten. AWS legt die Rechnung in einer Abrechnungskonsole ab. OpenAI stellt sie hinter einer Kontoseite bereit. LinkedIn Ads, Cloud-Hosts, SaaS-Tools und Versorgungsunternehmen veröffentlichen die PDF erst, nachdem Sie sich angemeldet haben. Niemand sendet das Dokument an invoices@yourcompany.com, daher sehen Erfassungsregeln, die für das E-Mail-Postfach entwickelt wurden, diese Rechnungen nie.
Das ist das Lieferantenportal-Problem. Es ist nicht selten. Für digital ausgerichtete KMU bedeutet es oft Dutzende Anmeldungen pro Monat. Cortena Payables Sync ist die Chrome-Erweiterung, die für diese Lücke entwickelt wurde: Richten Sie sie einmal in einem Portal ein, und neue Rechnungen landen im selben Cortena-Posteingang für Verbindlichkeiten wie E-Mails, per Drag-and-drop hochgeladene Dokumente und strukturierte E-Rechnungen.
Warum Portalrechnungen ansonsten zuverlässige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ausbremsen
Die Erfassung aus dem E-Mail-Postfach und der Eingang von E-Rechnungen lösen den Idealfall. Portale sind der problematische Sonderfall, der trotzdem noch einen halben Vormittag kostet. Jemand erinnert sich an das Passwort, lädt die PDF des letzten Monats herunter, benennt sie um, leitet sie weiter und hofft, dass die Kontierung von dort aus beginnt. Fehlt eine AWS-Rechnung, wartet der Monatsabschluss auf eine Nachverfolgung in der Abrechnungskonsole.
Eigenständige Portal-Abruflösungen gibt es. Viele beschränken sich auf die Dokumentensammlung. Cortenas Ansatz ist ein anderer: Die Portal-Erfassung ist ein Eingangskanal für die vollständige Verarbeitung von Verbindlichkeiten. Sobald die PDF im Posteingang liegt, kontieren dieselben Agenten Sachkonto, Kostenstelle und Umsatzsteuer mit einer nachvollziehbaren Begründung, leiten Genehmigungen weiter und übergeben einen buchungsfertigen Eintrag an DATEV, Exact Online oder Twinfield.
Einmal einrichten. Cortena ruft die nächste Rechnung in denselben Posteingang wie alle anderen ab.
So funktioniert Payables Sync in der Praxis
Installieren Sie die Cortena Payables Sync-Erweiterung in Chrome. Öffnen Sie ein unterstütztes Abrechnungsportal, zum Beispiel AWS, OpenAI, LinkedIn oder eines von mehr als 50 weiteren Anbietern auf der Liste, und erfassen Sie die Rechnungsseite. Cortena erkennt, wo dieser Lieferant das Dokument veröffentlicht. Im nächsten Abrechnungszeitraum ruft die Erweiterung die neue Rechnung ab, ohne dass Sie sie manuell herunterladen müssen.
Nicht unterstützte Portale können über die Erweiterung gemeldet werden, damit Extraktionsregeln hinzugefügt werden können. Der einzige Zweck bleibt bewusst klar begrenzt: Rechnungen mit Cortena Payables synchronisieren. Kontierung, Genehmigungen und die Übergabe an das Hauptbuch bleiben im Hauptprodukt und nicht im Browser.
- Chrome-Erweiterung für Lieferanten-Abrechnungsportale, die nie eine PDF per E-Mail versenden.
- Funktioniert zusammen mit der Erfassung aus dem E-Mail-Postfach, Drag-and-drop und E-Rechnungsformaten (UBL, CII, ZUGFeRD, Factur-X).
- Unterstützung für AWS, OpenAI, LinkedIn und mehr als 50 weitere gängige Lieferantenportale.
- Melden Sie nicht unterstützte Portale, damit Cortena die Extraktionsregeln erweitern kann.
- Derselbe nachgelagerte Prozess: KI-Kontierung mit nachvollziehbaren Begründungen, Genehmigungen und buchungsfertiger Export.
- Keine separate Nachverfolgungsliste für Lieferanten, die nur über ein Portal Rechnungen bereitstellen.
Der Portalabruf ist nicht das Ziel
Die PDF zu sammeln ist notwendig, aber nicht ausreichend. Ein Portal-Downloader, der Dateien in einem Ordner ablegt, überlässt die Kontierung, Kostenstellen, Genehmigungen und die Übergabe an DATEV oder Exact weiterhin einer Person. Teams, die Alternativen zu GetMyInvoices oder InvoiceFetcher vergleichen, haben die Sammlung oft bereits gelöst und verlieren trotzdem noch Stunden bei der Vorbereitung der Buchungen.
Payables Sync sorgt dafür, dass Portalrechnungen nicht zweitklassig behandelt werden. Eine aus der Konsole erfasste AWS-Rechnung sollte wie jede andere Rechnung für Verbindlichkeiten in der Warteschlange aussehen: Felder extrahiert, Duplikate erkannt, Kontierung begründet und Genehmigung weitergeleitet. Die Bedienung bleibt auf einen Posteingang beschränkt.
Wo dieser Prozess in die Cortena-Erfassung passt
Cortena verbindet sich mit allen Orten, an denen Rechnungen tatsächlich liegen: gemeinsam genutzte Postfächer, Cloud-Laufwerke, Lieferantenportale und elektronische Rechnungsstellung. Payables Sync ist der Portalbaustein. Strukturierte Formate werden als Daten gelesen. Normale PDFs werden als Dokumente gelesen. Portal-Erfassungen werden in denselben Datenstrom aufgenommen, sodass nichts davon abhängt, welcher Lieferant beschlossen hat, eine Anmeldeseite einzuführen.
Nach der Einrichtung werden bei typischen Teams rund 90 % des Volumens ohne menschliches Zutun kontiert, bei etwa 30 Sekunden pro Rechnung, und sie können in ungefähr 15 Tagen live gehen. In Cortena wurden bereits mehr als 50.000 Rechnungen verarbeitet. Lieferanten mit vielen Portalen sind dann nicht mehr die Ausnahme, die den Zeitplan jedes Mal zurücksetzt.
Testen Sie es mit den Portalen, die Ihre Montage kosten
Wenn Ihr Monatsabschluss noch auf AWS, OpenAI, LinkedIn Ads oder ein Versorgungsportal wartet, fehlt es an der Erfassung und nicht an einer weiteren Kontierungsregel. Buchen Sie eine Demo. Wir gleichen Ihre Portalliste mit der Unterstützung durch Payables Sync ab und zeigen Ihnen, wie diese Rechnungen in denselben Prozess für Verbindlichkeiten gelangen wie alle Dokumente, die bereits per E-Mail eingehen.