Die meisten Finanzsysteme im Mittelstand behandeln Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung als zwei unterschiedliche Produkte. Ein Tool erfasst Lieferantenrechnungen. Ein anderes stellt Kunden Rechnungen. Eine Tabelle erfasst, wer bezahlt hat. Ein viertes System mahnt überfällige Beträge an. Im Hauptbuch sind nur die fertigen Buchungen sichtbar. Deshalb geben Teams denselben Kunden und Betrag vor Monatsende dreimal manuell ein.
Cortena begann mit der Kreditorenbuchhaltung, weil europäische KMU dort die meisten Arbeitsstunden verlieren. Receivables ist jetzt mit demselben Datenmodell und derselben Genehmigungslogik verfügbar. Sie erstellen Rechnungen aus CRM- und anderen Quellen, gleichen Zahlungseingänge bei ihrem Eingang ab und mahnen nach Kundenklasse, ohne den Arbeitsbereich zu verlassen, den Sie bereits für Lieferantenrechnungen nutzen.
Warum AP ohne AR nur ein halber Kreislauf ist
Für einen abgeschlossenen Monatsabschluss werden beide Seiten benötigt. Offene Verbindlichkeiten zeigen, was das Bankkonto verlassen wird. Offene Forderungen zeigen, was eingehen sollte. Wenn diese Informationen in getrennten Tools liegen, wird die Liquiditätsplanung zu einer wöchentlichen Exportaufgabe und E-Rechnungsmandate werden zu zwei statt zu einem Projekt.
In Deutschland muss jedes inländische Unternehmen bereits strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € sie im inländischen B2B-Geschäft auch ausstellen. Teams, die nur die Eingangsseite eingerichtet haben, bemerken die Lücke, wenn der Vertrieb weiterhin visuelle PDFs ohne eingebettetes XML erstellt.
Dasselbe Kontrollmodell wie bei der Kreditorenbuchhaltung: Sie legen die Regeln fest, Sie genehmigen, ohne Freigabe wird nichts gebucht.
Vom CRM zur Rechnung: Erstellen Sie Rechnungen aus bereits vorhandenen Daten
Receivables beginnt dort, wo die geschäftliche Realität bereits abgebildet ist. Cortena verbindet sich mit CRMs und anderen Datenquellen, sodass Sie Kunden, Geschäfte und Abrechnungsfelder in einen Rechnungsentwurf übernehmen können, statt sie in einem separaten Fakturierungstool erneut einzugeben. Erstellen, prüfen und versenden Sie Rechnungen in einem Ablauf.
Für kleine Finanzteams ist das entscheidend. Die Person, die Lieferantenrechnungen kontiert, versendet häufig auch Kundenrechnungen. Wenn beide Aufgaben in einem Arbeitsbereich für Sachbearbeiter zusammengeführt werden, sinkt der Wechsel zwischen Kontexten und die Kundenstammdaten bleiben konsistent mit dem, was Sie bereits in AP gebucht haben.
ZUGFeRD EN 16931 für jede ausgestellte Rechnung
Sobald eine Rechnung den Status „ausgestellt“ erhält, erstellt Cortena ein hybrides PDF nach ZUGFeRD 2.x / EN 16931. Menschen können es wie jede andere Rechnung öffnen. Maschinen lesen die eingebetteten CII-Daten. Dieses hybride Format ist für viele deutsche KMU auf dem Weg zur Ausstellungspflicht 2027 das praktische B2B-Format.
Der Versand über Peppol und die B2G-Zustellung von XRechnung stehen auf der kurzfristigen Roadmap und sind demnächst verfügbar. Bis diese Funktionen bereitstehen, deckt der ZUGFeRD-Versand den zentralen inländischen B2B-Fall ab, ohne Kunden in ein zweites E-Rechnungsportal zu zwingen.
- Erstellen Sie Rechnungen aus CRM- und anderen Datenquellen, ohne Kunden- und Geschäftsdaten erneut einzugeben.
- Das ausgehende Dokument ist bei der Ausstellung ein hybrides PDF nach ZUGFeRD 2.x / EN 16931.
- Die Verarbeitung von Zahlungsavisen gleicht offene Posten ab, sobald Überweisungsdaten eingehen.
- Die Bankabstimmung ordnet Zahlungseingänge Forderungen zu, genauso wie sie Zahlungen Verbindlichkeiten zuordnet.
- Das Mahnwesen folgt dem von Ihnen festgelegten Rhythmus je Kundengruppe oder -klasse.
- Buchungsfertige Übergabe an DATEV, Exact Online oder Twinfield über denselben Weg wie bei AP, mit einem GoBD-aligned Prüfpfad.
Zahlungsavise, Bankabgleich und Mahnwesen nach Kundenklasse
Die Ausstellung der Rechnung ist erst der Anfang. Zahlungsavise ordnen selten eine Rechnung genau einer Zahlung zu. Kunden zahlen Teilbeträge, fassen mehrere Rechnungen zusammen oder verwenden einen Verwendungszweck, den Ihre Bank abschneidet. Cortena verarbeitet Zahlungsavise und gleicht Bankbewegungen mit offenen Posten ab. Ausnahmen bleiben sichtbar, sodass eine Person sie klären kann, ohne eine Mahnliste in einer Tabelle neu aufzubauen.
Das Mahnwesen ist keine allgemeine Standardsequenz. Zahlungserinnerungen und Eskalationen folgen den Regeln, die Sie je Kundengruppe oder -klasse festlegen. Strategische Kunden können einen zurückhaltenderen Rhythmus erhalten. Bei risikoreichen Klassen wird schneller eskaliert. Die Genehmigungen bleiben bei Ihrem Team.
Was sich dadurch für ein Finanzteam mit zwei bis fünf Personen ändert
Sie müssen kein separates AR-System mehr ausschließlich für die E-Rechnungskonformität pflegen. Lieferanten- und Kundenrechnungen nutzen gemeinsame Kontierungsregeln, eine gemeinsame Genehmigungskultur und dieselbe Übergabe an das Hauptbuch. Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge stehen nebeneinander, wenn Sie eine Sicht über 30 oder 90 Tage benötigen.
Die typischen Ergebnisse von Cortena bei der Kreditorenbuchhaltung gelten weiterhin als Kontext für den vollständigen Kreislauf: Nach der Einrichtung werden rund 90 % des Rechnungsvolumens ohne manuellen Eingriff kontiert, eine Rechnung dauert ungefähr 30 Sekunden, der Einsatz ist in etwa 15 Tagen möglich und über Kunden hinweg wurden bereits mehr als 50.000 Rechnungen verarbeitet. Im Rahmen Ihres Onboardings bestätigen wir die Zahlen für Ihr eigenes Volumen.
Sehen Sie den vollständigen Kreislauf in Ihrer Buchhaltung
Wenn Receivables noch aus einem PDF-Export aus dem CRM und einer Mahnliste in Sheets besteht, ist der AP/AR-Kreislauf nicht geschlossen. Buchen Sie eine Demo. Wir führen eine aus dem CRM erstellte Kundenrechnung durch die ZUGFeRD-Ausstellung, den Abgleich von Zahlungsavisen und das kundengruppenspezifische Mahnwesen und zeigen anschließend, wie derselbe Arbeitsbereich bereits Ihre Kreditorenbuchhaltung steuert.