Die meisten mittelgroßen Finanzteams verfügen bereits über eine Freigabematrix für Lieferantenrechnungen. Betragsgrenzen, Verantwortliche für Kostenstellen, ein zweites Augenpaar ab einem bestimmten Schwellenwert. Bei Kundenrechnungen sieht es dann anders aus: eine Tabelle, eine Nachricht in Slack oder keine formale Freigabe, bevor das PDF das Unternehmen verlässt.
Diese Trennung ist teuer. Richtlinien liegen an zwei Stellen. Prüfungshistorien gehen auseinander. Neue Mitarbeitende lernen einen Prozess für Verbindlichkeiten und erfinden einen anderen für Forderungen. Wenn die Ausstellung von E-Rechnungen strenger geregelt wird, wird diese Lücke schnell sichtbar.
Eine Orchestrierungsebene, zwei Richtungen
Cortena führt Verbindlichkeiten und Forderungen im selben Arbeitsbereich und auf demselben Datenmodell. Der Workflow Builder ist keine reine Oberfläche für Verbindlichkeiten. Er leitet Rechnungsaufgaben nach den von Ihnen festgelegten Bedingungen weiter, unabhängig davon, ob es um einen Geldabfluss oder einen Geldzufluss geht.
- Verbindlichkeiten: Nichts wird in das Hauptbuch gebucht, bevor die erforderlichen Personen freigegeben haben.
- Forderungen: Nichts wird als ZUGFeRD / Factur-X ausgestellt, bevor die erforderlichen Personen freigegeben haben.
- Beide Prozesse unterstützen Ablehnungen mit Begründung, Vertretungen und ein Aktivitätsprotokoll pro Rechnung.
Gemeinsame Workflows bedeuten nicht identische Regeln. Sie bedeuten einen Ort, an dem unterschiedliche Regeln durchgesetzt werden.
Legen Sie die Kontrollpunkte bewusst fest
Manche Teams genehmigen jede Lieferantenrechnung. Andere prüfen nur, was der Agent markiert. Bei Forderungen kann das Sales Operations-Team kommerzielle Entwürfe freigeben, während die Finanzabteilung Rechnungen oberhalb eines Schwellenwerts vor der Ausstellung freigibt. Die Matrix sollte das abbilden und nicht auf das Gedächtnis angewiesen sein.
Da die Oberfläche visuell ist, kann die Finanzabteilung den Ablauf nachvollziehen, ohne ein Ticket bei der IT zu eröffnen. Verzweigen Sie nach Gesellschaft, Betrag, Kundenklasse oder Konfidenz des Agenten. Behalten Sie Menschen dort im Prozess, wo Urteilsvermögen gefragt ist. Lassen Sie den Rest weiterlaufen.
Archivieren Sie dort, wo Ihre Bücher bereits liegen
Freigaben sind nicht das Archiv. In Deutschland landet die Buchungsspur typischerweise in DATEV. In den Niederlanden übergeben Teams sie häufig an Exact Online oder Twinfield. Andernorts gilt dasselbe Muster: Cortena bereitet vor und kontrolliert, Ihr Buchhaltungssystem bleibt das führende System.
So sieht eine gute Demo aus
Bringen Sie eine Lieferantenrechnung und eine Kundenrechnung mit. Wir erstellen beide Abläufe im Workflow Builder, zeigen, an welchen Stellen Menschen eingebunden bleiben, und gehen die Übergabe an Ihr Hauptbuch durch. Dieselbe Matrixfamilie. Zwei Richtungen des Geldflusses.