De meeste financiële teams van middelgrote bedrijven hebben al een goedkeuringsmatrix voor leveranciersfacturen. Bedragscategorieën, eigenaren van kostenplaatsen, een tweede paar ogen boven een bepaalde drempel. Vervolgens krijgen klantfacturen een ander verhaal: een spreadsheet, een berichtje in Slack of geen formele goedkeuring voordat de pdf het gebouw verlaat.
Die splitsing is duur. Beleid staat op twee plekken. Auditsporen lopen uiteen. Nieuwe collega's leren één proces voor crediteuren en verzinnen een ander proces voor debiteuren. Wanneer de uitgifte van e-facturen strenger wordt, komt de kloof snel aan het licht.
Eén orkestratielaag, twee richtingen
Cortena beheert crediteuren en debiteuren in dezelfde workspace en op hetzelfde datamodel. De Workflow Builder is geen canvas dat alleen voor crediteuren bedoeld is. Hij routeert factuurwerk op basis van de voorwaarden die jij instelt, ongeacht of het om uitgaand of inkomend geld gaat.
- Crediteuren: er wordt niets in het grootboek geboekt voordat de vereiste mensen goedkeuring hebben gegeven.
- Debiteuren: er wordt niets als ZUGFeRD / Factur-X uitgegeven voordat de vereiste mensen goedkeuring hebben gegeven.
- Beide behouden afwijzen met reden, delegatie en een activiteitenlogboek per factuur.
Gedeelde workflows betekenen niet dezelfde regels. Ze betekenen één plek om verschillende regels af te dwingen.
Ontwerp de controlepunten bewust
Sommige teams keuren elke leveranciersfactuur goed. Andere bekijken alleen wat de agent markeert. Bij debiteuren kan sales operations commerciële concepten goedkeuren, terwijl finance boven een bepaalde drempel goedkeuring geeft vóór uitgifte. De matrix moet dat vastleggen, niet je geheugen.
Omdat het canvas visueel is, kan finance het pad lezen zonder een ticket bij IT te openen. Laat de route vertakken op entiteit, bedrag, klantklasse of vertrouwen van de agent. Houd mensen betrokken waar beoordeling nodig is. Laat de rest doorstromen.
Archiveer waar je boekhouding al staat
Goedkeuringen zijn niet het archief. In Duitsland komt het boekingsspoor doorgaans in DATEV terecht. In Nederland dragen teams vaak over aan Exact Online of Twinfield. Elders geldt hetzelfde patroon: Cortena bereidt voor en controleert, terwijl jouw boekhoudsysteem het bronsysteem blijft.
Zo ziet een goede demo eruit
Neem één leveranciersfactuur en één klantfactuur mee. We bouwen beide paden in de Workflow Builder, laten zien waar mensen betrokken blijven en doorlopen de overdracht naar je grootboek. Dezelfde matrixfamilie. Twee richtingen van cash.