Hoe Cortena met je gegevens omgaat.

Account- en identiteitsgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsgegevens, rol, authenticatiegegevens en sessiegegevens bij het inloggen (inclusief via Google, Microsoft, e-mail magic link of andere ondersteunde identity providers).

Klantinhoud die je aanlevert of koppelt: facturen en bijbehorende PDF's of documenten, leveranciers- en betaalgegevens voor de boekhouding, bank- en boekhoudkoppelingen wanneer je een integratie inschakelt, en berichten aan support of onze formulieren.

Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, browser- en apparaatinformatie, applicatielogs en diagnostische events die nodig zijn om de dienst te draaien, te beveiligen en te troubleshooten.

We verkopen geen persoonsgegevens. We gebruiken je financiële inhoud niet voor advertenties.

We gebruiken persoonsgegevens om Cortena te leveren en te laten werken, gebruikers te authenticeren, facturen en gerelateerde finance-workflows te verwerken, door jou ingeschakelde integraties te ondersteunen, de dienst veilig te houden, wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen na te komen, en te reageren op supportverzoeken.

Klantinhoud wordt verwerkt om de functies te leveren die je gebruikt (capture, coding, goedkeuringen, reconciliatie, export naar je grootboek en gerelateerde workflows). Waar AI-functies helpen boekingen voor te bereiden of velden te extraheren, werken ze met gegevens die daarvoor nodig zijn binnen het Cortena-product.

We beperken het gebruik van productgebruikersgegevens tot het leveren, beveiligen en verbeteren van Cortena. We gebruiken die gegevens niet voor ongerelateerde profilering of advertenties.

Cortena-productgegevens (accounts, facturen, documenten en gerelateerde records) worden opgeslagen op Cortena-systemen in de Europese Unie, inclusief applicatiedatabases en objectopslag voor documenten zoals factuur-PDF's.

Gegevens onderweg naar Cortena-diensten worden verzonden via HTTPS. Toegang wordt gestuurd door authenticatie, tenantrechten en operationele toegangscontroles.

We delen persoonsgegevens alleen voor zover nodig om Cortena te leveren: met subverwerkers die delen van de dienst hosten of runnen (bijvoorbeeld EU-cloudhosting, e-mailbezorging, errormonitoring), en met third-party-integraties die je koppelt (bijvoorbeeld boekhoud-, banking- of expense-tools) wanneer je die koppelingen inschakelt.

We kunnen gegevens openbaar maken als dat wettelijk verplicht is, om te beschermen tegen misbruik of beveiligingsdreigingen, of in verband met een fusie of overname met passende kennisgeving waar vereist.

We verkopen geen persoonsgegevens aan databrokers of advertentieplatforms.

Een actuele lijst van subverwerkers is openbaar beschikbaar. Een verwerkersovereenkomst is beschikbaar via compliance@cortena.ai.

We bewaren account- en productgegevens zolang je account actief is en zolang nodig voor wettelijke, fiscale en boekhoudkundige bewaarplichten (inclusief GoBD waar van toepassing).

Op verzoek en waar de wet dit toestaat, verwijderen we klantgegevens of geven we ze terug volgens je overeenkomst en geldende bewaartermijnen.

Wanneer je op Sync invoices klikt: factuur-PDF-bestanden die worden gedownload bij de factureringsprovider en geüpload naar Cortena Payables voor je geselecteerde tenant.

Wanneer je op Report invoice page klikt: pagina-URL, titel en een geschoonde HTML-snapshot (scripts en inline event handlers verwijderd), plus capturediagnostiek die nodig is om de pagina te beoordelen. Dit gebeurt alleen wanneer je expliciet een pagina rapporteert.

Op passende factureringspagina's: factuurnummers om de sync-status te tonen. Lokaal gecachte extractieregels, gesynchroniseerde factuurnummers en tenantvoorkeuren in browser extension storage.

We capturen geen volledige pagina-DOM tenzij je op Report invoice page klikt. We tracken geen browsegeschiedenis buiten het bekendgemaakte doel van factuursync van de extensie. We verkopen geen extensiegebruikersgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Gesynchroniseerde PDF's worden als factuuringang in Cortena Payables verwerkt onder je tenantrechten, zodat de facturen in je Cortena-werkruimte verschijnen.

Paginrapporten worden door Cortena alleen gebruikt om niet-ondersteunde factureringsportals te beoordelen en extractieregels te bouwen of te onderhouden.

De extensie downloadt periodiek ondertekende extractieregelconfiguratie van Cortena. Regels zijn declaratieve configuratie, geen remote uitvoerbare code, en bevatten zelf geen persoonsgegevens in het regelsverzoek.

Machtigingen zoals storage, tabs, scripting, alarms, activeTab en webNavigation (en equivalente machtigingen in andere browsers) worden alleen gebruikt om de bekendgemaakte sync- en rapportfuncties te laten werken.

Factuuruploads en paginrapporten vanuit de extensie worden opgeslagen in EU-gehoste Cortena-systemen, naast je Payables-tenantgegevens.

Beperkte caches staan in browser extension storage op je apparaat (bijvoorbeeld regels, gesynchroniseerde factuurnummers en tenantvoorkeuren). Transmissie naar Cortena gebeurt via HTTPS.

Extensiegegevens worden gedeeld met Cortena als aanbieder van Payables, zodat we gesynchroniseerde facturen kunnen verwerken en optionele paginrapporten kunnen beoordelen.

Ze worden niet verkocht, niet gebruikt voor advertenties en niet gedeeld met advertentieplatforms of databrokers.

Als een gesynchroniseerde factuur onderdeel wordt van je Cortena-werkruimte, volgt verdere delen Deel 1 (bijvoorbeeld integraties die je inschakelt).

Gesynchroniseerde facturen volgen dezelfde bewaartermijnen als andere Payables-documenten in Deel 1.

Lokale extensie-caches kun je wissen door de extensie te verwijderen of de extensie-opslag te legen.

Paginrapporten worden bewaard zolang nodig om portalondersteuning te onderzoeken en te verbeteren, en daarna verwijderd of geminimaliseerd.

Cortena's gebruik van informatie uit Google API's en van gebruikersgegevens van de Chrome-extensie voldoet aan de Chrome Web Store User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

Gebruikersgegevens die via Cortena Payables Sync worden verkregen, worden alleen gebruikt om het bekendgemaakte enkelvoudige doel van de extensie te leveren of te verbeteren: facturen synchroniseren naar Cortena Payables en, als je dat kiest, niet-ondersteunde factureringspagina's melden zodat we extractie-ondersteuning kunnen verbeteren. We dragen die gegevens niet over voor advertenties, kredietbeoordeling of verkoop aan databrokers.