Elke factuur bereikt de juiste goedkeurder.
Cortena leest je goedkeuringsmatrix, stuurt elke factuur op bedrag en kostenplaats en vraagt de juiste mensen om te tekenen. Geen sheets die je via e-mail achterna zit. Geen factuur die een week blijft liggen.
Jouw regels, in één beheerde sheet.
Cortena importeert je goedkeuringsmatrix uit een beheerde sheet en normaliseert die naar bedragschijven. Elke factuur wordt aan een schijf gekoppeld zodra hij is gecodeerd.
Finance beheert de sheet. Cortena leest hem. Wijzig je een goedkeurder of een grens, dan verandert de routering mee. Geen ontwikkelaar, geen ticket.
- BedragschijvenOnder 10k, 10-25k, 25-100k en 100k en hoger, elk met een eigen keten van goedkeurders.
- Wildcard-regelsRegels matchen op kostenplaats, leverancier of grootboekrekening, met wildcards voor de uitzonderingen.
- AI-koppelingIs een regel dubbelzinnig, dan stelt Cortena de beste match voor, met een betrouwbaarheidsscore en een heldere reden.
KST 1200 (Facilities) met €1.547,36 valt in de band 10k-25k. De wildcard-regel voor de leverancier geldt, dus wordt de keten Teamlead → Hoofd Finance gebruikt.
Van jouw regels tot volledig geautomatiseerd.
Er is geen enkele juiste manier om een factuur goed te keuren: zet het uit, houd één fiattering aan, of stapel regels op kostenplaats, bedrag, business unit, entiteit en regelniveau. Cortena start de flow en zit achter elke fiattering aan, zodat zelfs complexe organisaties met bijna geen handwerk draaien.
Geen goedkeuring
Stuur facturen rechtstreeks naar je boekhoudpakket, zonder fiattering ertussen.
Eén fiattering
Eén goedkeuring van je finance manager, en klaar.
Kosten & drempel
Trigger de juiste goedkeurder op kostenplaats en bedragdrempel.
Entiteit & unit
Voeg regels toe op entiteit, dochter of business line.
Routering per regel
Stuur elke regel naar de persoon die de kostenplaats beheert.
En meer
Combineer dit alles tot een goedkeuringsmatrix die past bij hoe jij werkt.
Goedkeuren in seconden, met de juiste context.
Goedkeurders zien een opgeruimde factuur, met hun regels gemarkeerd en de cijfers die ze nodig hebben om te beslissen. Goedkeuren met één klik. Afkeuren met een reden.
Niets wacht op iemand die weg is.
Goedkeuringen lopen vast als de goedkeurder op vakantie is of bedolven onder e-mail. Cortena houdt de wachtrij in beweging zonder dat iemand er achteraan hoeft.
Vervanging
Stel een vervanger in voor een periode. Facturen gaan automatisch naar hen, en het log legt vast wie voor wie handelde.
Herinneringen
Een rustige tik na een ingestelde tijd, daarna een escalatie naar de volgende goedkeurder zodat niets blijft liggen.
Goedkeuren in Slack
BinnenkortGoedkeuren of afkeuren rechtstreeks vanuit Slack, met de factuur en de regels erbij. Dit staat op de roadmap en schetst waar we heen gaan.
Elke beslissing staat in het log.
Elke factuur heeft een eigen activiteitenlog. Wie goedkeurde, wie afkeurde en waarom, wanneer een vervanger handelde, wanneer hij naar de volgende stap ging. Het blijft bij het document en werkt GoBD-conform.
Vragen over de goedkeuringsworkflow
Cortena leest je goedkeuringsmatrix en koppelt elke factuur aan een bedragschijf zodra hij is gecodeerd. Schijven matchen ook op kostenplaats, leverancier of grootboekrekening, met wildcards voor de uitzonderingen. De juiste keten van goedkeurders wordt automatisch gekozen.
Ja. Een schijf kan een keten van goedkeurders bepalen, bijvoorbeeld teamlead en dan Hoofd Finance. Facturen met meerdere regels kun je ook per regel routeren, zodat elke kostenplaats-eigenaar alleen zijn eigen regels tekent.
Stel een vervanger in voor een periode en facturen gaan automatisch naar hen. Cortena stuurt ook herinneringen na een ingestelde tijd en kan escaleren naar de volgende goedkeurder zodat niets blijft liggen. Het log legt vast wie voor wie handelde.
Ja. Een goedkeurder kan afkeuren met een verplichte reden, die de aanvrager ziet en die in het activiteitenlog wordt bewaard. De factuur gaat terug voor correctie in plaats van door te lopen.
Goedkeuren in Slack staat op de roadmap en is gemarkeerd als Binnenkort. Vandaag keur je goed in Cortena of via een e-mailtik. Zodra Slack-goedkeuringen live gaan, worden de factuur en de regels aan het bericht toegevoegd.
Ja. Elke beslissing wordt geschreven naar een activiteitenlog per factuur, inclusief wie goedkeurde, wie afkeurde en waarom, en elke vervanging. Cortena werkt GoBD-conform en het archief blijft in DATEV.
- Nog een vraag?
Zie je goedkeuringsmatrix in actie.
Neem je echte sheet mee. We laten zien hoe Cortena een live factuur er van begin tot eind doorheen stuurt.
Demo boeken