Elke factuur, volledig te verantwoorden.
Cortena houdt van elke factuur een volledige audittrail bij. Wie hem vastlegde, wat de agent codeerde, wat iemand wijzigde, wie goedkeurde en wanneer er geëxporteerd werd. Gemaakt voor operators en accountants.
Het record verandert niet ongemerkt.
Het originele document blijft gekoppeld aan de boeking, en elke versie wordt bewaard.
Zodra een factuur is geëxporteerd, wordt de status verzegeld. Het originele bestand (PDF, afbeelding of e-factuur) staat met een content-hash naast de boekingsgegevens, zodat iedereen kan bevestigen dat er achteraf niets is verwisseld. Eerdere versies worden nooit verwijderd. Ze worden onderdeel van de historie.
De regelomschrijving luidt "kabel en schakelmateriaal". De laatste drie facturen van deze leverancier zijn op 6845 geboekt. Anna zette het op 6835 om aan te sluiten op de kostenverdeling van dit project.
Wijzigingen behouden de redenering.
Als iemand een AI-voorstel wijzigt, blijft het oorspronkelijke voorstel bewaard.
Cortena codeert elke regel en laat zien waarom. Overschrijft je team een waarde, dan geldt de menselijke keuze, maar het oorspronkelijke AI-voorstel en de reden erachter blijven in het record. Een accountant ziet zowel de definitieve waarde als wat de agent voorstelde, zonder dat iemand het uit het geheugen hoeft te reconstrueren.
Gebouwd zodat je GoBD-conform werkt.
Cortena is gebouwd rond de GoBD-principes die voorschrijven dat vastleggingen traceerbaar en onveranderlijk moeten zijn. Wij leveren de trail. Je belastingadviseur bevestigt de opzet.
Traceerbaarheid
Elke factuur draagt een volledig log met tijdstempels van vastlegging tot export, zodat elke boeking terug te voeren is op het brondocument en de mensen die eraan werkten.
Onveranderlijkheid
Geëxporteerde records worden verzegeld en van versies voorzien. Eerdere statussen worden nooit overschreven, en het originele document wordt met content-hash bewaard.
Volledigheid
Dubbeldetectie en mailboxen per administratie zijn zo opgezet dat facturen één keer worden vastgelegd en er onderweg niets stilletjes wegvalt.
Tijdigheid
Gebeurtenissen worden vastgelegd op het moment dat ze plaatsvinden, met echte tijdstempels, zodat het record laat zien wanneer het werk daadwerkelijk gebeurde.
Cortena is GoBD-conform, niet GoBD-gecertificeerd. Langdurige archivering blijft in DATEV Unternehmen online of je documentbeheer. Cortena levert de audittrail en de verzegelde export; het gecertificeerde archief staat waar je administratie wordt gevoerd.
Gebouwd voor AVG en DSGVO.
Cortena verwerkt persoonsgegevens namens jou als verwerker. Jij blijft verwerkingsverantwoordelijke, en wij leveren de overeenkomsten, de rollen en de controles om aan je verplichtingen te voldoen.
Cortena treedt op als jouw verwerker onder de AVG. Jij blijft verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt wat er wordt verwerkt en waarom.
Een AVG- en DSGVO-conforme verwerkersovereenkomst is op verzoek beschikbaar, met beveiliging, subverwerkers en doorgiftewaarborgen.
We hebben een functionaris gegevensbescherming aangesteld die je rechtstreeks kunt bereiken op dpo@cortena.ai voor elke privacyvraag.
Persoonsgegevens worden in de EU verwerkt. Subverwerkers blijven waar mogelijk binnen de EU, met de actuele lijst op verzoek beschikbaar.
Waar je records staan.
Een audittrail is alleen zo betrouwbaar als de plek waar hij wordt bewaard. Hier de nuchtere feiten.
Alle data staat in Hetzner-datacenters in Duitsland, binnen de EU.
Records en documenten zijn in rust versleuteld met AES-256, en onderweg via TLS.
Je facturen en data worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen. Ze blijven van jou.
AVG-klaar met een verwerkersovereenkomst, zodat je complianceteam alles heeft wat het nodig heeft.
Vragen over de audittrail, beantwoord.
Nee. Cortena is GoBD-conform, niet gecertificeerd. Het is gebouwd rond de GoBD-principes traceerbaarheid en onveranderlijkheid en levert een volledige audittrail, maar het gecertificeerde archief blijft in DATEV Unternehmen online of je DMS. Je belastingadviseur bevestigt de totale opzet.
Elke gebeurtenis op een factuur: vastlegging, AI-codering, elke handmatige wijziging met wie hem maakte, dubbelchecks, goedkeuringen met de toegepaste regel, en de export. Elke gebeurtenis heeft een echt tijdstempel en is toegewezen aan een persoon of de agent.
Het blijft bewaard. De menselijke waarde wordt de definitieve, maar het oorspronkelijke AI-voorstel en de redenering erachter blijven op de factuur. Een accountant ziet beide zonder iets te reconstrueren.
Nee. Zodra een factuur is geëxporteerd, wordt de status verzegeld en van versies voorzien, en wordt het originele document met content-hash bewaard. Correcties maken een nieuwe versie in plaats van de historie te overschrijven.
In Hetzner-datacenters in Duitsland, binnen de EU. Records zijn in rust versleuteld met AES-256 en onderweg via TLS, en je data wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.
Nee. Langdurige archivering blijft in DATEV Unternehmen online of je documentbeheer. Cortena levert de audittrail en de verzegelde, boekingsklare export die naar dat archief stroomt.
- Nog een vraag?
Bekijk de trail op een echte factuur.
Plan een demo, dan lopen we een van je facturen langs van mailbox tot verzegelde export.
Plan een demo