Duitsland verplicht elk binnenlands bedrijf al om e-facturen te kunnen ontvangen. Die plicht geldt sinds 1 januari 2025. De hardere deadline voor mid-market finance teams is uitreiking: vanaf 1 januari 2027 moeten bedrijven met omzet boven €800.000 gestructureerde e-facturen uitreiken in binnenlandse B2B. Vanaf 2028 geldt uitreiking voor iedereen.
Draai je een finance team van twee tot vijf personen op DATEV, Exact Online of Twinfield, dan is dit geen IT-project over formaten. Het is een operations-project over inbox-ontwerp, codeerkwaliteit, uitgaande documenten, goedkeuringen en GoBD-gericht archiveren. De volledige timeline en formattabel staan in onze E-Rechnung-gids op /e-rechnung (ook als /e-invoice).
Ontvangen was stap één. Uitreiken breekt de PDF-gewoonte
Een gewone PDF of scan is geen e-factuur. Uitreiking betekent EN 16931-formaten zoals XRechnung of ZUGFeRD. Leveranciers sturen al gestructureerde bestanden. Vanaf 2027 verwachten klanten hetzelfde van jou. Teams die in 2025 alleen ontvangst hebben geregeld, ontdekken het gat wanneer sales of order-to-cash nog visuele PDF's zonder XML produceert.
ZUGFeRD is de praktische B2B-hybride voor veel mkb'ers: een leesbare PDF plus machineleesbare CII-XML in één bestand. XRechnung is het gestructureerde profiel dat je het vaakst binnenkomend ziet. Cortena ontvangt XRechnung en ZUGFeRD op crediteuren, en reikt ZUGFeRD 2.x / EN 16931 uit vanuit debiteuren wanneer een factuur naar issued gaat. Peppol-send en XRechnung B2G-levering staan op de korte-termijnroadmap en zijn binnenkort beschikbaar.
Wat een klein finance team écht moet regelen
- Een dedicated kanaal voor gestructureerde facturen, geen persoonlijke mailbox die verdwijnt als iemand vertrekt.
- XRechnung en ZUGFeRD als data lezen op crediteuren, geen OCR op een plaatje van een PDF.
- Uitgaande klantfacturen als ZUGFeRD EN 16931 hybride uitreiken vanuit debiteuren.
- Inkomende regels coderen op SKR-rekeningen, kostenplaatsen en btw-sleutels vóór maandafsluiting.
- Goedkeuringen die door de maand heen lopen, zodat close niet start met een stapel uitzonderingen.
- Een GoBD-gericht pad met het originele gestructureerde document gekoppeld aan de boeking. Het archief van record blijft in DATEV.
Waarom DATEV-teams dit eerst voelen
Duitse boekhouding eindigt voor een groot deel van het mkb nog in DATEV. Goed voor de Steuerberater-relatie, slecht voor wie nog met de hand intikt. Gestructureerde e-facturen halen OCR-giswerk weg, maar niet de logica van het rekeningschema, kostenplaats-splits of goedkeuringsbeleid. Landt het bestand in een gedeelde inbox en wordt het daarna in DATEV getypt, dan heb je ontvangst formeel geregeld en alsnog de uren verloren.
Hetzelfde geldt uitgaand. Een ZUGFeRD-factuur uit een losse tool, en daarna dezelfde boeking opnieuw intoetsen, verdubbelt het werk. Het cohort van 2027 heeft één pad nodig: ontvangen of opstellen, coderen, goedkeuren, DATEV een boekingsklare batch geven.
Een praktisch readiness-pad vóór januari 2027
Begin met een steekproefweek van echte facturen, niet met een workshop over standaarden. Meet hoeveel als PDF binnenkomt versus XRechnung of ZUGFeRD. Meet hoe lang coderen en najagen kosten. Draai daarna dezelfde week door een receive-and-issue-pad dat in DATEV eindigt.
- Breng in kaart wie inkoopfacturen ontvangt en wie klantfacturen uitreikt.
- Check seller legal profile en buyer-datakwaliteit voor EN 16931-readiness op AR.
- Kies het default outbound-formaat (ZUGFeRD-hybride voor de meeste B2B-mkb-flows).
- Koppel crediteurencapture en debiteurenuitgifte aan hetzelfde goedkeurings- en trailmodel.
- Pilot eerst één entiteit; rol pas uit naar multi-entity als de batchkwaliteit vertrouwd is.
Waar Cortena past
Cortena zit vóór DATEV, Exact Online of Twinfield. Op AP neemt het gestructureerde e-facturen naast PDF en papier in, codeert op jouw regels en routeert goedkeuringen. Op AR reikt het ZUGFeRD EN 16931 uit wanneer een klantfactuur naar issued gaat. Jouw team bekijkt uitzonderingen. Niets boekt zonder akkoord.
Gebruik de korte 2027 readiness-pagina voor een conversie-checklist, en de volledige E-Rechnung-gids op /e-rechnung (of /e-invoice) voor timeline, formaten en FAQ. Boek een demo als je een week van je facturen aan beide kanten wilt zien.