Πολλές γερμανικές οικονομικές ομάδες εξακολουθούν να αντιμετωπίζουν τα εξερχόμενα τιμολόγια ως πρόβλημα εγγράφων. Δημιουργούν ένα PDF, το στέλνουν με email, ελπίζουν ότι ο πελάτης μπορεί να το διαβάσει και ζητούν από τη λογιστική να το καταχωρίσει αργότερα. Αυτό το μοντέλο καταρρέει όταν η έκδοση γίνεται υποχρεωτική και όταν η ίδια ομάδα εφαρμόζει ήδη ελεγχόμενη ροή για κάθε τιμολόγιο προμηθευτή.
Το καλύτερο νοητικό μοντέλο είναι ένα βιβλίο εξερχόμενων τιμολογίων που βρίσκεται πριν από το καθολικό. Η Cortena συνδέεται με τα συστήματα που ήδη χρησιμοποιείτε, ώστε η πλειονότητα των τιμολογίων να περνά από τη σύνταξη, την έγκριση, την έκδοση και την παράδοση σε μορφή έτοιμη για καταχώριση χωρίς χειροκίνητη επανεισαγωγή. Τα προσχέδια συντάσσονται σε μια πύλη, εγκρίνονται βάσει των κανόνων σας, εκδίδονται ως δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια και στη συνέχεια παραδίδονται στη λογιστική. Έτσι η Cortena διαχειρίζεται τις απαιτήσεις παράλληλα με τις υποχρεώσεις.
Γιατί το εξερχόμενο PDF δεν επαρκεί
Από το 2027, οι μεγαλύτερες γερμανικές επιχειρήσεις θα πρέπει να εκδίδουν δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια στις εγχώριες συναλλαγές B2B. Η υποχρέωση δεν αφορά ένα καλαίσθητο PDF. Αφορά μια εγγραφή EN 16931. Τα ZUGFeRD και Factur-X επιλύουν το πρόβλημα της μορφής με ένα υβριδικό αρχείο: οι άνθρωποι διαβάζουν το PDF και οι μηχανές το ενσωματωμένο XML.
Η μορφή από μόνη της δεν διορθώνει τη διαδικασία. Αν οι πωλήσεις δημιουργούν το τιμολόγιο σε ένα εργαλείο, η οικονομική διεύθυνση το καταχωρίζει εκ νέου σε άλλο και κανείς δεν τηρεί ίχνος εγκρίσεων, εξακολουθείτε να έχετε χειροκίνητη εργασία και ανεπαρκή εικόνα για τον έλεγχο. Η υποχρέωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης ευνοεί τις ομάδες που ελέγχουν ήδη τα προσχέδια πριν από την έκδοση.
Τα Factur-X και ZUGFeRD ανήκουν στην ίδια υβριδική οικογένεια
Οι αναζητήσεις εξακολουθούν να χρησιμοποιούν και τους δύο όρους. Οι υπεύθυνοι οικονομικής διαχείρισης ζητούν Factur-X. Οι σελίδες προϊόντων αναφέρουν ZUGFeRD EN 16931. Και οι δύο ονομασίες περιγράφουν τη γαλλογερμανική υβριδική προσέγγιση στο πλαίσιο του EN 16931. Η Cortena εκδίδει υβριδικά αρχεία ZUGFeRD 2.x / EN 16931 όταν ένα τιμολόγιο απαιτήσεων μεταβαίνει σε κατάσταση έκδοσης. Η αποστολή μέσω Peppol και η παράδοση XRechnung B2G παραμένουν στον άμεσο οδικό χάρτη και θα είναι σύντομα διαθέσιμες.
Συντάξτε, εγκρίνετε, εκδώστε και, στη συνέχεια, αρχειοθετήστε. Όχι το αντίστροφο.
Η ίδια ενορχήστρωση όπως στα τιμολόγια προμηθευτών
Τα τιμολόγια προμηθευτών έχουν ήδη δείξει στις οικονομικές ομάδες τον σωστό κύκλο: λήψη ή σύνταξη, κωδικοποίηση, δρομολόγηση για έγκριση και, στη συνέχεια, διαβίβαση ενός καθαρού συνόλου στο λογιστικό καθολικό. Οι απαιτήσεις δεν θα πρέπει να επινοούν ένα δεύτερο μοντέλο ελέγχου. Στην Cortena, τα τιμολόγια πελατών χρησιμοποιούν το ίδιο Workflow Builder και τον ίδιο πίνακα εγκρίσεων με τα τιμολόγια προμηθευτών.
- Συνδέστε το CRM, τις συνδρομές και άλλες πηγές δεδομένων και, στη συνέχεια, συντάξτε το προσχέδιο.
- Δρομολογήστε το σύμφωνα με το ποσό, την οντότητα ή την κατηγορία πελάτη πριν εξέλθει οτιδήποτε.
- Εκδώστε το ως ZUGFeRD / Factur-X EN 16931 μετά την έγκρισή σας.
- Επιταχύνετε την είσπραξη με ειδοποιήσεις πληρωμής, αντιστοίχιση τραπεζικών κινήσεων και κλιμακωτές υπενθυμίσεις.
- Διαβιβάστε εγγραφές έτοιμες για καταχώριση στα DATEV, Exact Online ή Twinfield.
Αυτό είναι το βιβλίο εξερχόμενων τιμολογίων στην πράξη: τα συστήματα είναι συνδεδεμένα, η πλειονότητα των τιμολογίων ρέει από άκρο σε άκρο, οι άνθρωποι ασχολούνται με τις εξαιρέσεις και η λογιστική λαμβάνει ένα αποτέλεσμα έτοιμο για καταχώριση. Τίποτα δεν καταχωρίζεται χωρίς την έγκριση που έχετε ορίσει.
Τι να ρωτήσετε πριν αγοράσετε ένα εργαλείο τιμολόγησης
Αν ένα εργαλείο δημιουργεί μόνο έγγραφα, εξακολουθείτε να είστε υπεύθυνοι για το κενό στις εγκρίσεις και για τη διαβίβαση στο λογιστικό καθολικό. Ρωτήστε αν τα προσχέδια μπορούν να περιμένουν την έγκριση της οικονομικής διεύθυνσης, αν τα εξερχόμενα ηλεκτρονικά τιμολόγια δημιουργούνται κατά την έκδοση, αν τα τιμολόγια προμηθευτών και οι απαιτήσεις μοιράζονται ένα επίπεδο ροής εργασίας και αν το αρχείο παραμένει στο λογιστικό σύστημα που ήδη εμπιστεύεστε.
Η Cortena έχει σχεδιαστεί για αυτόν τον επιχειρησιακό ρόλο. Συνδέεται με το CRM και το οικοσύστημα καθολικού σας και αυτοματοποιεί ολόκληρη τη διαδρομή για την πλειονότητα των τιμολογίων, όπως αναμένει μια σύγχρονη οικονομική ομάδα. Οι υποχρεώσεις και οι απαιτήσεις είναι ενεργές για μισθωτές που είναι έτοιμοι για ηλεκτρονική τιμολόγηση. Το controlling παραμένει για αργότερα. Ο σκοπός αυτού του οικοσυστήματος δεν είναι άλλο ένα πρότυπο τιμολογίου. Είναι μία ελεγχόμενη διαδρομή για τα χρήματα που εισρέουν και εκρέουν.
Δείτε το στα δικά σας τιμολόγια
Κλείστε μια επίδειξη και φέρτε μια ευκαιρία από το CRM ή τιμολόγια πελατών μίας εβδομάδας. Θα παρουσιάσουμε τη σύνταξη, την έγκριση, την έκδοση Factur-X / ZUGFeRD και τη διαβίβαση στο λογιστικό σας καθολικό, παράλληλα με τη ροή των τιμολογίων προμηθευτών.