Κάθε τιμολόγιο, πλήρως καταγεγραμμένο.
Η Cortena διατηρεί πλήρη διαδρομή ελέγχου για κάθε τιμολόγιο. Ποιος το κατέγραψε, τι κωδικοποίησε ο agent, τι άλλαξε ένας άνθρωπος, ποιος το ενέκρινε και πότε εξήχθη. Σχεδιασμένη τόσο για χειριστές όσο και για ελεγκτές.
Η καταχώριση δεν μπορεί να αλλάξει σιωπηρά.
Το πρωτότυπο έγγραφο παραμένει συνδεδεμένο με την καταχώριση και διατηρείται κάθε έκδοση.
Όταν ένα τιμολόγιο εξάγεται, η κατάστασή του σφραγίζεται. Το πρωτότυπο αρχείο (PDF, εικόνα ή ηλεκτρονικό τιμολόγιο) αποθηκεύεται δίπλα στα δεδομένα της καταχώρισης μαζί με κατακερματισμό περιεχομένου, ώστε οποιοσδήποτε να μπορεί να επιβεβαιώσει ότι δεν αντικαταστάθηκε εκ των υστέρων. Οι προηγούμενες εκδόσεις δεν διαγράφονται ποτέ. Γίνονται μέρος του ιστορικού.
Η γραμμή του προμηθευτή αναφέρει «υλικό καλωδίων και καλωδιώσεων». Τα τρία τελευταία τιμολόγια από αυτόν τον προμηθευτή κωδικοποιήθηκαν στο 6845. Η Anna το μετέφερε στο 6835 για να αντιστοιχεί στην κατανομή κόστους του συγκεκριμένου έργου.
Οι παρακάμψεις διατηρούν το σκεπτικό.
Όταν ένας άνθρωπος αλλάζει μια πρόταση της AI, η αρχική πρόταση διατηρείται.
Η Cortena κωδικοποιεί κάθε γραμμή και εξηγεί τον λόγο. Αν η ομάδα σας παρακάμψει μια τιμή, η ανθρώπινη απόφαση υπερισχύει, αλλά η αρχική πρόταση της AI και το σκεπτικό πίσω από αυτήν διατηρούνται στην καταχώριση. Ο ελεγκτής μπορεί να δει τόσο την τελική τιμή όσο και αυτήν που πρότεινε ο agent, χωρίς να ζητήσει από κανέναν να την ανασυνθέσει από μνήμης.
Σχεδιασμένη για εργασία ευθυγραμμισμένη με τις GoBD.
Η Cortena βασίζεται στις αρχές των GoBD σχετικά με την ιχνηλασιμότητα και το αμετάβλητο των λογιστικών αρχείων. Εμείς σας παρέχουμε τη διαδρομή. Ο φοροτεχνικός σας σύμβουλος επιβεβαιώνει τη ρύθμιση.
Ιχνηλασιμότητα
Κάθε τιμολόγιο συνοδεύεται από πλήρες αρχείο καταγραφής με χρονικές σημάνσεις, από την καταχώριση έως την εξαγωγή, ώστε κάθε λογιστική εγγραφή να μπορεί να εντοπιστεί έως το πρωτότυπο έγγραφο και τα άτομα που την επεξεργάστηκαν.
Αμεταβλητότητα
Τα εξαγόμενα αρχεία σφραγίζονται και διατηρούνται με εκδόσεις. Οι προηγούμενες καταστάσεις δεν αντικαθίστανται ποτέ και το πρωτότυπο έγγραφο αποθηκεύεται μαζί με κατακερματισμό περιεχομένου.
Πληρότητα
Η ανίχνευση διπλοτύπων και τα γραμματοκιβώτια ανά μισθωτή έχουν σχεδιαστεί ώστε τα τιμολόγια να καταγράφονται μία φορά και να μη χάνεται τίποτα σιωπηρά στην πορεία.
Έγκαιρη καταγραφή
Τα συμβάντα καταγράφονται τη στιγμή που συμβαίνουν, με πραγματικές χρονικές σημάνσεις, ώστε το αρχείο να αποτυπώνει πότε πραγματοποιήθηκε πράγματι η εργασία και όχι πότε καταγράφηκε εκ των υστέρων.
Η Cortena είναι ευθυγραμμισμένη με τις GoBD, δεν είναι πιστοποιημένη κατά GoBD. Η μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση εξακολουθεί να πραγματοποιείται στο DATEV Unternehmen online ή στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων σας. Η Cortena παρέχει τη διαδρομή ελέγχου και την εξαγωγή με σφράγιση. Το πιστοποιημένο αρχείο βρίσκεται εκεί όπου τηρείται η λογιστική σας.
Σχεδιασμένη για τον GDPR και τον DSGVO.
Η Cortena επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό σας ως εκτελούσα την επεξεργασία. Εσείς παραμένετε ο υπεύθυνος επεξεργασίας και εμείς παρέχουμε τις συμφωνίες, τους ρόλους και τους ελέγχους για την κάλυψη των υποχρεώσεών σας.
Η Cortena ενεργεί ως εκτελούσα την επεξεργασία δεδομένων για λογαριασμό σας σύμφωνα με τον GDPR. Εσείς παραμένετε ο υπεύθυνος επεξεργασίας και αποφασίζετε τι υποβάλλεται σε επεξεργασία και για ποιον λόγο.
Κατόπιν αιτήματος διατίθεται συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων ευθυγραμμισμένη με τον GDPR και τον DSGVO, η οποία καλύπτει την ασφάλεια, τους υποεκτελούντες την επεξεργασία και τις διασφαλίσεις διαβίβασης.
Έχουμε ορίσει υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, με τον οποίο μπορείτε να επικοινωνήσετε απευθείας στη διεύθυνση dpo@cortena.ai για οποιοδήποτε ερώτημα σχετικά με την ιδιωτικότητα.
Τα προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία στην ΕΕ. Οι υποεκτελούντες την επεξεργασία διατηρούνται εντός της ΕΕ όπου είναι δυνατόν, ενώ ο τρέχων κατάλογος διατίθεται κατόπιν αιτήματος.
Πού βρίσκονται τα αρχεία σας.
Η διαδρομή ελέγχου είναι τόσο αξιόπιστη όσο ο χώρος όπου αποθηκεύεται. Ακολουθούν τα δεδομένα χωρίς περιττή ορολογία.
Όλα τα δεδομένα φιλοξενούνται σε κέντρα δεδομένων της Hetzner στη Γερμανία, εντός της ΕΕ.
Τα αρχεία και τα έγγραφα είναι κρυπτογραφημένα κατά την αποθήκευση με AES-256 και κατά τη μεταφορά μέσω TLS.
Τα τιμολόγια και τα δεδομένα σας δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για την εκπαίδευση μοντέλων AI. Παραμένουν δικά σας.
Έτοιμο για τον GDPR, με συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων, ώστε η ομάδα συμμόρφωσής σας να διαθέτει ό,τι χρειάζεται.
Απαντήσεις στις ερωτήσεις σας για τη διαδρομή ελέγχου.
Όχι. Η Cortena είναι ευθυγραμμισμένη με τις GoBD, δεν είναι πιστοποιημένη. Έχει σχεδιαστεί με βάση τις αρχές των GoBD για την ιχνηλασιμότητα και το αμετάβλητο και σας παρέχει πλήρη διαδρομή ελέγχου, όμως το πιστοποιημένο αρχείο παραμένει στο DATEV Unternehmen online ή στο DMS σας. Ο φοροτεχνικός σας σύμβουλος επιβεβαιώνει τη συνολική ρύθμιση.
Κάθε συμβάν σε ένα τιμολόγιο: καταχώριση, κωδικοποίηση από AI, κάθε ανθρώπινη αλλαγή μαζί με το άτομο που την πραγματοποίησε, ελέγχους διπλοτύπων, εγκρίσεις με τον εφαρμοζόμενο κανόνα και την εξαγωγή. Κάθε συμβάν διαθέτει πραγματική χρονική σήμανση και αποδίδεται σε ένα άτομο ή στον agent.
Διατηρείται. Η ανθρώπινη τιμή γίνεται η τελική τιμή, αλλά η αρχική πρόταση της AI και το σκεπτικό πίσω από αυτήν παραμένουν στο τιμολόγιο. Ο ελεγκτής μπορεί να δει και τα δύο χωρίς να χρειάζεται να ανασυνθέσει οτιδήποτε.
Όχι. Μόλις εξαχθεί ένα τιμολόγιο, η κατάστασή του σφραγίζεται και διατηρείται με εκδόσεις, ενώ το πρωτότυπο έγγραφο αποθηκεύεται μαζί με κατακερματισμό περιεχομένου. Οι διορθώσεις δημιουργούν νέα έκδοση αντί να αντικαθιστούν το ιστορικό.
Σε κέντρα δεδομένων της Hetzner στη Γερμανία, εντός της ΕΕ. Τα αρχεία είναι κρυπτογραφημένα κατά την αποθήκευση με AES-256 και κατά τη μεταφορά μέσω TLS, ενώ τα δεδομένα σας δεν χρησιμοποιούνται ποτέ για την εκπαίδευση μοντέλων AI.
Όχι. Η μακροπρόθεσμη αρχειοθέτηση παραμένει στο DATEV Unternehmen online ή στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων σας. Η Cortena παρέχει τη διαδρομή ελέγχου και την εξαγωγή με σφράγιση, έτοιμη για καταχώριση, η οποία μεταφέρεται στο συγκεκριμένο αρχείο.
Δείτε τη διαδρομή σε ένα πραγματικό τιμολόγιο.
Κλείστε επίδειξη και θα σας παρουσιάσουμε ένα από τα τιμολόγιά σας, από το γραμματοκιβώτιο έως τη σφραγισμένη εξαγωγή.