Κάθε τιμολόγιο φτάνει στον σωστό εγκριτή.
Η Cortena διαβάζει τον πίνακα εγκρίσεών σας, δρομολογεί κάθε τιμολόγιο με βάση το ποσό και το κέντρο κόστους και ζητά από τους σωστούς ανθρώπους να το εγκρίνουν. Χωρίς υπολογιστικά φύλλα που αναζητάτε μέσω email. Χωρίς τιμολόγια που παραμένουν σε εκκρεμότητα για μία εβδομάδα.
Οι κανόνες σας, σε ένα διαχειριζόμενο φύλλο.
Η Cortena εισάγει τον πίνακα εγκρίσεών σας από ένα διαχειριζόμενο φύλλο και τον κανονικοποιεί σε κλίμακες ποσών. Κάθε τιμολόγιο αντιστοιχίζεται σε μια κλίμακα τη στιγμή που κωδικοποιείται.
Το οικονομικό τμήμα έχει την ευθύνη του φύλλου. Η Cortena το διαβάζει. Όταν αλλάζετε έναν εγκριτή ή ένα όριο, η δρομολόγηση αλλάζει αντίστοιχα. Χωρίς προγραμματιστή, χωρίς αίτημα υποστήριξης.
- Κλίμακες ποσώνΚάτω από 10k, 10-25k, 25-100k και 100k και άνω, καθεμία με τη δική της αλυσίδα εγκριτών.
- Αντιστοίχιση με χαρακτήρες μπαλαντέρΟι κανόνες μπορούν να αντιστοιχίζουν ανά κέντρο κόστους, προμηθευτή ή λογαριασμό Γενικής Λογιστικής, με χαρακτήρες μπαλαντέρ για τις λιγότερο συχνές περιπτώσεις.
- Αντιστοίχιση γραμμών με AIΌταν μια γραμμή είναι αμφίσημη, η Cortena προτείνει την καλύτερη αντιστοίχιση με βαθμολογία βεβαιότητας και σαφή αιτιολογία.
Το KST 1200 (Εγκαταστάσεις) με ποσό €1.547,36 εμπίπτει στο εύρος 10k-25k. Ισχύει ο κανόνας προμηθευτή με χαρακτήρα μπαλαντέρ, επομένως χρησιμοποιείται η αλυσίδα Επικεφαλής ομάδας → Διευθυντής Οικονομικών.
Από τους κανόνες σας σε πλήρη αυτοματοποίηση.
Δεν υπάρχει ένας μόνο τρόπος έγκρισης ενός τιμολογίου: απενεργοποιήστε την, διατηρήστε μία έγκριση ή συνδυάστε κανόνες ανά κέντρο κόστους, αξία, επιχειρηματική μονάδα, νομική οντότητα και γραμμή. Η Cortena ενεργοποιεί τη ροή και παρακολουθεί κάθε έγκριση, ώστε ακόμη και οι σύνθετοι οργανισμοί να λειτουργούν με σχεδόν μηδενική χειροκίνητη διαχείριση.
Χωρίς έγκριση
Στείλτε τα τιμολόγια απευθείας στο λογιστικό σας λογισμικό, χωρίς ενδιάμεση έγκριση.
Μία έγκριση
Μία έγκριση από τον οικονομικό διευθυντή σας και η διαδικασία ολοκληρώνεται.
Κόστος και όριο
Ενεργοποιήστε τον σωστό εγκριτή με βάση το κέντρο κόστους και το όριο αξίας.
Νομική οντότητα και μονάδα
Προσθέστε κανόνες ανά νομική οντότητα, θυγατρική ή επιχειρηματική γραμμή.
Δρομολόγηση ανά γραμμή
Στείλτε κάθε γραμμή στο άτομο που έχει την ευθύνη του κέντρου κόστους της.
Και πολλά ακόμη
Συνδυάστε οποιαδήποτε από τα παραπάνω σε έναν πίνακα εγκρίσεων που ταιριάζει στον τρόπο εργασίας σας.
Εγκρίνετε σε δευτερόλεπτα, με το πλαίσιο που χρειάζεστε.
Οι εγκριτές βλέπουν ένα καθαρό τιμολόγιο, τις γραμμές που έχουν στην ευθύνη τους επισημασμένες και τα στοιχεία που τους επιτρέπουν να αποφασίσουν. Εγκρίνετε με ένα κλικ. Απορρίψτε με αιτιολογία.
Τίποτα δεν παραμένει σε αναμονή επειδή κάποιος απουσιάζει.
Οι εγκρίσεις καθυστερούν όταν ο εγκριτής βρίσκεται σε άδεια ή χάνεται μέσα στα email. Η Cortena διατηρεί την ουρά σε κίνηση χωρίς να χρειάζεται κανείς να την παρακολουθεί.
Αναπλήρωση
Ορίστε αντικαταστάτη για ένα χρονικό διάστημα. Τα τιμολόγια δρομολογούνται αυτόματα σε αυτόν και το αρχείο καταγράφει ποιος ενήργησε για λογαριασμό ποιου.
Υπενθυμίσεις
Μια διακριτική υπενθύμιση μετά από καθορισμένο χρόνο και στη συνέχεια κλιμάκωση στον επόμενο εγκριτή, ώστε τίποτα να μην παραμένει αδρανές.
Εγκρίσεις μέσω Slack
ΣύντομαΕγκρίνετε ή απορρίψτε απευθείας από το Slack, με συνημμένο το τιμολόγιο και τις γραμμές του. Αυτό περιλαμβάνεται στον οδικό χάρτη και αποτυπώνει την κατεύθυνση που ακολουθούμε.
Κάθε απόφαση βρίσκεται στο αρχείο.
Κάθε τιμολόγιο διαθέτει αρχείο δραστηριότητας ανά τιμολόγιο. Ποιος ενέκρινε, ποιος απέρριψε και γιατί, πότε ενήργησε ένας αντικαταστάτης και πότε μετακινήθηκε στο επόμενο βήμα. Παραμένει μαζί με το έγγραφο και λειτουργεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις GoBD.
Ερωτήσεις σχετικά με τη ροή εγκρίσεων
Η Cortena διαβάζει τον πίνακα εγκρίσεών σας και αντιστοιχίζει κάθε τιμολόγιο σε μια κλίμακα ποσού τη στιγμή που κωδικοποιείται. Οι κλίμακες μπορούν επίσης να αντιστοιχίζουν ανά κέντρο κόστους, προμηθευτή ή λογαριασμό Γενικής Λογιστικής, με χαρακτήρες μπαλαντέρ για τις λιγότερο συχνές περιπτώσεις. Η σωστή αλυσίδα εγκριτών επιλέγεται αυτόματα.
Ναι. Μια κλίμακα μπορεί να ορίζει μια αλυσίδα εγκριτών, για παράδειγμα πρώτα τον επικεφαλής ομάδας και στη συνέχεια τον Διευθυντή Οικονομικών. Τα τιμολόγια με πολλές γραμμές μπορούν επίσης να δρομολογούνται ανά γραμμή, ώστε κάθε υπεύθυνος κέντρου κόστους να εγκρίνει μόνο τις γραμμές που έχει στην ευθύνη του.
Ορίστε αντικαταστάτη για ένα χρονικό διάστημα και τα τιμολόγια θα δρομολογούνται αυτόματα σε αυτόν. Η Cortena στέλνει επίσης υπενθυμίσεις μετά από καθορισμένο χρόνο και μπορεί να κλιμακώσει τη διαδικασία στον επόμενο εγκριτή, ώστε τίποτα να μην παραμένει αδρανές. Το αρχείο καταγράφει ποιος ενήργησε για λογαριασμό ποιου.
Ναι. Ο εγκριτής μπορεί να απορρίψει το τιμολόγιο με υποχρεωτική αιτιολογία, την οποία βλέπει ο αιτών και αποθηκεύεται στο αρχείο δραστηριότητας. Το τιμολόγιο επιστρέφει για διόρθωση αντί να προχωρήσει στο επόμενο στάδιο.
Οι εγκρίσεις μέσω Slack περιλαμβάνονται στον οδικό χάρτη και επισημαίνονται ως «Σύντομα». Σήμερα εγκρίνετε στην Cortena ή μέσω υπενθύμισης με email. Όταν κυκλοφορήσουν οι εγκρίσεις μέσω Slack, το τιμολόγιο και οι γραμμές του θα επισυνάπτονται στο μήνυμα.
Ναι. Κάθε απόφαση καταγράφεται σε αρχείο δραστηριότητας ανά τιμολόγιο, συμπεριλαμβανομένων του ποιος ενέκρινε, ποιος απέρριψε και γιατί, καθώς και κάθε αναπλήρωσης. Η Cortena λειτουργεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις GoBD και το αρχείο παραμένει στο DATEV.
Δείτε τον πίνακα εγκρίσεών σας σε δράση.
Φέρτε το πραγματικό σας φύλλο. Θα σας δείξουμε πώς η Cortena δρομολογεί ένα πραγματικό τιμολόγιο μέσω αυτού, από την αρχή έως το τέλος.