Κάθε οικονομική ομάδα έχει μια σύντομη λίστα προμηθευτών που αρνούνται να συνεργαστούν. Η AWS αφήνει το τιμολόγιο σε μια κονσόλα χρεώσεων. Η OpenAI το τοποθετεί πίσω από μια σελίδα λογαριασμού. Η LinkedIn Ads, οι πάροχοι cloud, τα εργαλεία SaaS και οι πάροχοι κοινής ωφέλειας δημοσιεύουν το PDF μόνο αφού συνδεθείτε. Κανείς δεν στέλνει το έγγραφο με email στη διεύθυνση invoices@yourcompany.com, επομένως οι κανόνες συλλογής που έχουν σχεδιαστεί για το γραμματοκιβώτιο δεν τα εντοπίζουν ποτέ.
Αυτό είναι το πρόβλημα των πυλών προμηθευτών. Δεν είναι σπάνιο. Για τις ψηφιακά προσανατολισμένες ΜΜΕ, συχνά σημαίνει δεκάδες συνδέσεις τον μήνα. Το Cortena Payables Sync είναι η επέκταση Chrome που καλύπτει αυτό το κενό: ρυθμίστε την μία φορά σε μια πύλη και τα νέα τιμολόγια θα καταλήγουν στα ίδια εισερχόμενα πληρωτέων της Cortena με τα email, τις μεταφορτώσεις με μεταφορά και απόθεση και τα δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια.
Γιατί τα τιμολόγια από πύλες διακόπτουν την κατά τα άλλα αξιόπιστη αυτοματοποίηση πληρωτέων
Η συλλογή από γραμματοκιβώτιο και η λήψη ηλεκτρονικών τιμολογίων καλύπτουν την ομαλή διαδρομή. Οι πύλες είναι η δύσκολη διαδρομή που εξακολουθεί να καταναλώνει μισό πρωινό. Κάποιος θυμάται τον κωδικό πρόσβασης, κατεβάζει το PDF του προηγούμενου μήνα, το μετονομάζει, το προωθεί και ελπίζει ότι από εκεί θα ξεκινήσει η καταχώριση. Αν χαθεί ένα τιμολόγιο AWS, το κλείσιμο της περιόδου περιμένει μέχρι να γίνει αναζήτηση στην κονσόλα χρεώσεων.
Υπάρχουν αυτόνομα εργαλεία λήψης από πύλες. Πολλά σταματούν στη συλλογή εγγράφων. Η προσέγγιση της Cortena είναι διαφορετική: η συλλογή από πύλες είναι ένα κανάλι λήψης προς τα πλήρη πληρωτέα. Μόλις το PDF βρεθεί στα εισερχόμενα, οι ίδιοι agents καταχωρίζουν λογαριασμό Γενικής Λογιστικής, κέντρο κόστους και ΦΠΑ με αιτιολόγηση που μπορείτε να διαβάσετε, δρομολογούν εγκρίσεις και παραδίδουν μια εγγραφή έτοιμη για καταχώριση στη DATEV, το Exact Online ή το Twinfield.
Ρυθμίστε το μία φορά. Η Cortena θα φέρνει το επόμενο τιμολόγιο στα ίδια εισερχόμενα με όλα τα υπόλοιπα.
Πώς λειτουργεί στην πράξη το Payables Sync
Εγκαταστήστε την επέκταση Cortena Payables Sync στο Chrome. Ανοίξτε μια υποστηριζόμενη πύλη χρεώσεων, για παράδειγμα των AWS, OpenAI, LinkedIn ή ενός από τους 50+ άλλους προμηθευτές της λίστας, και συλλέξτε τη σελίδα του τιμολογίου. Η Cortena μαθαίνει πού δημοσιεύει ο συγκεκριμένος προμηθευτής το έγγραφο. Στον επόμενο κύκλο, η επέκταση θα αντλήσει το νέο τιμολόγιο χωρίς χειροκίνητη διαδικασία λήψης.
Οι πύλες που δεν υποστηρίζονται μπορούν να αναφερθούν από την επέκταση, ώστε να προστεθούν κανόνες εξαγωγής. Ο μοναδικός σκοπός παραμένει σκόπιμα περιορισμένος: συγχρονισμός τιμολογίων στο Cortena Payables. Η καταχώριση, οι εγκρίσεις και η παράδοση στο λογιστικό σύστημα παραμένουν στο κύριο προϊόν και όχι μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης.
- Επέκταση Chrome για πύλες χρεώσεων προμηθευτών που δεν στέλνουν ποτέ PDF με email.
- Λειτουργεί παράλληλα με τη συλλογή από γραμματοκιβώτιο, τη μεταφορά και απόθεση και τις μορφές ηλεκτρονικών τιμολογίων (UBL, CII, ZUGFeRD, Factur-X).
- Υποστήριξη για AWS, OpenAI, LinkedIn και 50+ άλλες συνηθισμένες πύλες προμηθευτών.
- Αναφέρετε πύλες που δεν υποστηρίζονται, ώστε η Cortena να επεκτείνει τους κανόνες εξαγωγής.
- Η ίδια επόμενη διαδρομή: καταχώριση με AI και επεξηγήσιμες αιτιολογήσεις, εγκρίσεις και εξαγωγή έτοιμη για καταχώριση.
- Δεν χρειάζεται ξεχωριστή λίστα παρακολούθησης για προμηθευτές που λειτουργούν μόνο μέσω πυλών.
Η λήψη από την πύλη δεν είναι το τέλος της διαδικασίας
Η συλλογή του PDF είναι απαραίτητη, αλλά δεν αρκεί. Ένα εργαλείο λήψης από πύλες που αποθηκεύει αρχεία σε έναν φάκελο εξακολουθεί να αφήνει την καταχώριση, τα κέντρα κόστους, τις εγκρίσεις και την καταχώριση στη DATEV ή το Exact σε κάποιον εργαζόμενο. Οι ομάδες που συγκρίνουν εναλλακτικές του GetMyInvoices ή του InvoiceFetcher έχουν συχνά ήδη λύσει τη συλλογή και εξακολουθούν να χάνουν ώρες στην προετοιμασία καταχωρίσεων.
Το Payables Sync υπάρχει ώστε τα τιμολόγια από πύλες να μην αντιμετωπίζονται ως δεύτερης κατηγορίας. Ένα τιμολόγιο AWS που συλλέγεται από την κονσόλα θα πρέπει να μοιάζει με κάθε άλλο πληρωτέο στην ουρά: τα πεδία να έχουν εξαχθεί, τα διπλότυπα να έχουν εντοπιστεί, η καταχώριση να έχει αιτιολογηθεί και η έγκριση να έχει δρομολογηθεί. Η εμπειρία του χειριστή παραμένει ενιαία, σε ένα inbox.
Πού εντάσσεται αυτό στην ιστορία συλλογής της Cortena
Η Cortena συνδέεται με κάθε σημείο όπου βρίσκονται πραγματικά τα τιμολόγια: κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, μονάδες cloud, πύλες προμηθευτών και ηλεκτρονική τιμολόγηση. Το Payables Sync είναι το κομμάτι των πυλών. Οι δομημένες μορφές διαβάζονται ως δεδομένα. Τα απλά PDF διαβάζονται ως έγγραφα. Οι συλλογές από πύλες εντάσσονται στην ίδια ροή, ώστε τίποτα να μην εξαρτάται από το αν ένας προμηθευτής αποφάσισε να επινοήσει μια σελίδα σύνδεσης.
Μετά τη ρύθμιση, οι τυπικές ομάδες βλέπουν περίπου το 90% του όγκου να καταχωρίζεται χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση, περίπου 30 δευτερόλεπτα ανά τιμολόγιο και ενεργοποίηση σε περίπου 15 ημέρες. Περισσότερα από 50.000 τιμολόγια έχουν ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία στην Cortena. Οι προμηθευτές με πολλές πύλες παύουν να αποτελούν την εξαίρεση που ανατρέπει το ημερολόγιο.
Δοκιμάστε το στις πύλες που σπαταλούν τις Δευτέρες σας
Αν το κλείσιμό σας εξακολουθεί να περιμένει την AWS, την OpenAI, τη LinkedIn Ads ή μια πύλη παρόχου κοινής ωφέλειας, αυτό που λείπει είναι η λήψη και όχι ένας ακόμη κανόνας καταχώρισης. Κλείστε μια επίδειξη. Θα αντιστοιχίσουμε τη λίστα των πυλών σας με την υποστήριξη του Payables Sync και θα δείξουμε πώς αυτά τα τιμολόγια εντάσσονται στον ίδιο κύκλο πληρωτέων με όλα όσα ήδη φτάνουν με email.