Οι περισσότερες οικονομικές ομάδες μεσαίου μεγέθους διαθέτουν ήδη έναν πίνακα εγκρίσεων για τα τιμολόγια προμηθευτών. Κλίμακες ποσών, υπεύθυνοι κέντρων κόστους και δεύτερος έλεγχος πάνω από ένα όριο. Στη συνέχεια, τα τιμολόγια πελατών ακολουθούν μια διαφορετική διαδικασία: ένα υπολογιστικό φύλλο, ένα μήνυμα στο Slack ή καμία επίσημη έγκριση πριν το PDF εξέλθει από την επιχείρηση.
Αυτός ο διαχωρισμός είναι δαπανηρός. Η πολιτική βρίσκεται σε δύο σημεία. Τα ίχνη ελέγχου αποκλίνουν. Οι νέοι εργαζόμενοι μαθαίνουν μία διαδικασία για τα τιμολόγια προμηθευτών και επινοούν μια άλλη για τις απαιτήσεις. Όταν αυστηροποιείται η υποχρέωση έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων, το κενό γίνεται γρήγορα εμφανές.
Ένα επίπεδο ενορχήστρωσης, δύο κατευθύνσεις
Η Cortena διαχειρίζεται τα τιμολόγια προμηθευτών και τις απαιτήσεις στον ίδιο χώρο εργασίας και στο ίδιο μοντέλο δεδομένων. Το Workflow Builder δεν είναι ένας καμβάς μόνο για τα τιμολόγια προμηθευτών. Δρομολογεί την εργασία τιμολόγησης σύμφωνα με τις συνθήκες που ορίζετε, είτε πρόκειται για εξερχόμενα είτε για εισερχόμενα χρηματικά ποσά.
- Τιμολόγια προμηθευτών: τίποτα δεν καταχωρίζεται στο λογιστικό καθολικό μέχρι να εγκρίνουν τα απαιτούμενα άτομα.
- Απαιτήσεις: τίποτα δεν εκδίδεται ως ZUGFeRD / Factur-X μέχρι να εγκρίνουν τα απαιτούμενα άτομα.
- Και τα δύο διατηρούν την απόρριψη με αιτιολόγηση, την ανάθεση και ένα αρχείο δραστηριότητας ανά τιμολόγιο.
Οι κοινές ροές εργασίας δεν σημαίνουν πανομοιότυπους κανόνες. Σημαίνουν ένα σημείο για την επιβολή διαφορετικών κανόνων.
Σχεδιάστε σκόπιμα τα σημεία ελέγχου
Ορισμένες ομάδες εγκρίνουν κάθε τιμολόγιο προμηθευτή. Άλλες εξετάζουν μόνο όσα επισημαίνει ο agent. Στις απαιτήσεις, οι υπεύθυνοι πωλήσεων μπορεί να εγκρίνουν τα εμπορικά προσχέδια, ενώ η οικονομική διεύθυνση εγκρίνει πάνω από ένα όριο πριν από την έκδοση. Ο πίνακας θα πρέπει να το αποτυπώνει αυτό και όχι να βασίζεται στη μνήμη.
Επειδή ο καμβάς είναι οπτικός, η οικονομική διεύθυνση μπορεί να διαβάζει τη διαδρομή χωρίς να ανοίγει αίτημα προς το IT. Δημιουργήστε διακλαδώσεις με βάση την οντότητα, το ποσό, την κατηγορία πελάτη ή την εμπιστοσύνη του agent. Διατηρήστε τους ανθρώπους εκεί όπου απαιτείται κρίση. Αφήστε τα υπόλοιπα να προχωρούν.
Αρχειοθετήστε εκεί όπου βρίσκονται ήδη τα βιβλία σας
Οι εγκρίσεις δεν είναι το αρχείο. Στη Γερμανία, το ίχνος καταχώρισης καταλήγει συνήθως στα DATEV. Στην Ολλανδία, οι ομάδες συχνά διαβιβάζουν τα δεδομένα στο Exact Online ή στο Twinfield. Και αλλού ισχύει το ίδιο μοντέλο: η Cortena προετοιμάζει και ελέγχει, ενώ το λογιστικό σας σύστημα παραμένει το σύστημα καταγραφής.
Πώς μοιάζει μια καλή επίδειξη
Φέρτε ένα τιμολόγιο προμηθευτή και ένα τιμολόγιο πελάτη. Θα δημιουργήσουμε και τις δύο διαδρομές στο Workflow Builder, θα δείξουμε πού παραμένουν οι άνθρωποι στη διαδικασία και θα παρουσιάσουμε τη διαβίβαση στο λογιστικό σας καθολικό. Η ίδια οικογένεια πινάκων. Δύο κατευθύνσεις χρηματικών ροών.