Τα περισσότερα οικονομικά συστήματα μεσαίων επιχειρήσεων αντιμετωπίζουν τους πληρωτέους και τους εισπρακτέους λογαριασμούς ως δύο διαφορετικά προϊόντα. Ένα εργαλείο καταγράφει τα τιμολόγια προμηθευτών. Ένα άλλο τιμολογεί τους πελάτες. Ένα υπολογιστικό φύλλο παρακολουθεί ποιος πλήρωσε. Ένα τέταρτο σύστημα κυνηγά τα ληξιπρόθεσμα υπόλοιπα. Το λογιστικό καθολικό βλέπει μόνο τις ολοκληρωμένες εγγραφές, οπότε η ομάδα καταχωρίζει ξανά τον ίδιο πελάτη και το ίδιο ποσό τρεις φορές πριν από το κλείσιμο του μήνα.
Το Cortena ξεκίνησε με τους πληρωτέους λογαριασμούς, επειδή εκεί οι ευρωπαϊκές ΜΜΕ σπαταλούν τις περισσότερες ώρες. Το Receivables λειτουργεί πλέον με το ίδιο μοντέλο δεδομένων και την ίδια λογική εγκρίσεων. Εκδίδετε τιμολόγια από το CRM και άλλες πηγές, εκκαθαρίζετε τα ποσά όταν κατατίθενται και στέλνετε υπενθυμίσεις ανά κατηγορία πελάτη, χωρίς να εγκαταλείπετε τον χώρο εργασίας που ήδη χρησιμοποιείτε για τα τιμολόγια προμηθευτών.
Γιατί οι πληρωτέοι λογαριασμοί χωρίς εισπρακτέους είναι μόνο ο μισός κύκλος
Για να κλείσουν τα βιβλία χρειάζονται και οι δύο πλευρές. Οι ανοικτοί πληρωτέοι λογαριασμοί δείχνουν τι θα φύγει από την τράπεζα. Οι ανοικτοί εισπρακτέοι λογαριασμοί δείχνουν τι πρέπει να εισπραχθεί. Όταν αυτά βρίσκονται σε διαφορετικά εργαλεία, η πρόβλεψη ταμειακών ροών γίνεται μια εβδομαδιαία διαδικασία εξαγωγών και οι υποχρεώσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης μετατρέπονται σε δύο έργα αντί για ένα.
Η Γερμανία απαιτεί ήδη από κάθε εγχώρια επιχείρηση να λαμβάνει δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια. Από το 2027, οι επιχειρήσεις με τζίρο του προηγούμενου έτους άνω των €800.000 θα πρέπει επίσης να τα εκδίδουν στις εγχώριες συναλλαγές B2B. Οι ομάδες που διόρθωσαν μόνο την πλευρά των εισερχόμενων τιμολογίων ανακαλύπτουν το κενό όταν οι πωλήσεις εξακολουθούν να παράγουν οπτικά PDF χωρίς ενσωματωμένο XML.
Το ίδιο μοντέλο ελέγχου με τους πληρωτέους λογαριασμούς: εσείς ορίζετε τους κανόνες, εσείς εγκρίνετε και τίποτα δεν καταχωρίζεται χωρίς έγκριση.
Από το CRM στο τιμολόγιο: έκδοση από δεδομένα που ήδη διατηρείτε
Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί ξεκινούν από το σημείο όπου βρίσκεται ήδη η εμπορική πραγματικότητα. Το Cortena συνδέεται με CRM και άλλες πηγές δεδομένων, ώστε να μεταφέρετε πελάτες, συμφωνίες και πεδία τιμολόγησης σε ένα προσχέδιο τιμολογίου, αντί να τα καταχωρίζετε ξανά σε ξεχωριστό εργαλείο τιμολόγησης. Συντάξτε, ελέγξτε και εκδώστε σε μία ενιαία ροή.
Αυτό έχει σημασία για τις μικρές οικονομικές ομάδες. Το άτομο που κωδικοποιεί τα τιμολόγια προμηθευτών είναι συχνά το ίδιο που αποστέλλει τα τιμολόγια πελατών. Η διατήρηση και των δύο εργασιών στον ίδιο χώρο εργασίας χειριστή μειώνει την εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών πλαισίων και διατηρεί τα κύρια δεδομένα πελατών συνεπή με όσα έχετε ήδη καταχωρίσει στους πληρωτέους λογαριασμούς.
ZUGFeRD EN 16931 σε κάθε εκδιδόμενο τιμολόγιο
Όταν ένα τιμολόγιο μεταβαίνει σε κατάσταση έκδοσης, το Cortena δημιουργεί ένα υβριδικό PDF ZUGFeRD 2.x / EN 16931. Οι άνθρωποι μπορούν να το ανοίξουν όπως κάθε τιμολόγιο. Τα συστήματα διαβάζουν τα ενσωματωμένα δεδομένα CII. Αυτό το υβριδικό format είναι η πρακτική μορφή B2B για πολλές γερμανικές ΜΜΕ που οδεύουν προς την υποχρέωση έκδοσης του 2027.
Η αποστολή μέσω Peppol και η παράδοση XRechnung B2G περιλαμβάνονται στον βραχυπρόθεσμο οδικό χάρτη και θα είναι σύντομα διαθέσιμες. Μέχρι να κυκλοφορήσουν, η εξερχόμενη έκδοση ZUGFeRD καλύπτει την εγχώρια περίπτωση B2B χωρίς να αναγκάζει τους πελάτες να χρησιμοποιούν δεύτερη πύλη ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
- Έκδοση από το CRM και άλλες πηγές δεδομένων χωρίς επανακαταχώριση των πεδίων πελατών και συμφωνιών.
- Το εξερχόμενο έγγραφο είναι υβριδικό ZUGFeRD 2.x / EN 16931 κατά την έκδοση.
- Η επεξεργασία ειδοποιήσεων πληρωμής εκκαθαρίζει τα ανοικτά στοιχεία όταν φτάνουν τα δεδομένα εμβάσματος.
- Η συμφωνία τραπεζικών κινήσεων αντιστοιχίζει τις κινήσεις μετρητών στους εισπρακτέους λογαριασμούς με τον ίδιο τρόπο που αντιστοιχίζει τους πληρωτέους.
- Οι υπενθυμίσεις ακολουθούν τη συχνότητα που ορίζετε ανά κατηγορία ή κλάση πελάτη.
- Παράδοση έτοιμη για καταχώριση στο DATEV, το Exact Online ή το Twinfield, στην ίδια διαδρομή με τους πληρωτέους λογαριασμούς, με ίχνος ευθυγραμμισμένο με το GoBD.
Ειδοποιήσεις πληρωμής, τραπεζική αντιστοίχιση και υπενθυμίσεις ανά κλάση πελάτη
Η έκδοση του τιμολογίου είναι μόνο η αρχή. Η ειδοποίηση εμβάσματος σπάνια αντιστοιχεί ένα τιμολόγιο σε μία πληρωμή. Οι πελάτες πληρώνουν μικρότερο ποσό, συνδυάζουν τιμολόγια ή πληρώνουν με έναν κωδικό αναφοράς που η τράπεζά σας περικόπτει. Το Cortena επεξεργάζεται τις ειδοποιήσεις πληρωμής και αντιστοιχίζει τις τραπεζικές κινήσεις στα ανοικτά στοιχεία. Οι εξαιρέσεις παραμένουν ορατές, ώστε ένα άτομο να μπορεί να τις εκκαθαρίσει χωρίς να ξαναφτιάξει ένα υπολογιστικό φύλλο παρακολούθησης.
Οι υπενθυμίσεις δεν ακολουθούν μία γενική ακολουθία. Οι υπενθυμίσεις και η κλιμάκωση ακολουθούν τους κανόνες που ορίζετε ανά κατηγορία ή κλάση πελάτη. Οι στρατηγικοί λογαριασμοί μπορούν να ακολουθούν ηπιότερη συχνότητα. Οι κλάσεις υψηλού κινδύνου κλιμακώνονται ταχύτερα. Οι εγκρίσεις παραμένουν στην ομάδα σας.
Τι αλλάζει για μια οικονομική ομάδα δύο έως πέντε ατόμων
Σταματάτε να συντηρείτε ξεχωριστό σύστημα εισπρακτέων λογαριασμών μόνο και μόνο για τη συμμόρφωση με την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Τα τιμολόγια προμηθευτών και τα τιμολόγια πελατών μοιράζονται τις ίδιες συμβάσεις κωδικοποίησης, την ίδια κουλτούρα εγκρίσεων και την ίδια παράδοση στο λογιστικό καθολικό. Οι εισροές και οι εκροές μετρητών βρίσκονται δίπλα δίπλα όταν χρειάζεστε εικόνα 30 ή 90 ημερών.
Τα συνήθη αποτελέσματα του Cortena στους πληρωτέους λογαριασμούς εξακολουθούν να ισχύουν ως πλαίσιο για τον πλήρη κύκλο: περίπου το 90% του όγκου τιμολογίων κωδικοποιείται χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση μετά τη ρύθμιση, περίπου 30 δευτερόλεπτα ανά τιμολόγιο, έναρξη λειτουργίας σε περίπου 15 ημέρες και περισσότερα από 50.000 τιμολόγια που έχουν ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία για πελάτες. Η αξιολόγηση της ένταξης επιβεβαιώνει τους αριθμούς με βάση τον δικό σας όγκο.
Δείτε ολόκληρο τον κύκλο στα βιβλία σας
Αν οι εισπρακτέοι λογαριασμοί παραμένουν μια εξαγωγή PDF από το CRM μαζί με μια λίστα παρακολούθησης στο Sheets, ο κύκλος AP/AR παραμένει ανοικτός. Κλείστε μια επίδειξη. Θα παρουσιάσουμε ένα τιμολόγιο πελάτη που προέρχεται από το CRM, από την έκδοση ZUGFeRD έως την αντιστοίχιση των ειδοποιήσεων πληρωμής και τις υπενθυμίσεις ανά κατηγορία, και στη συνέχεια θα δείξουμε πώς ο ίδιος χώρος εργασίας λειτουργεί ήδη για τους πληρωτέους λογαριασμούς σας.